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Comment améliorer l’efficacité opérationnelle de votre entreprise ?



Toutes les entreprises cherchent à gagner en efficacité opérationnelle afin d’être plus performantes, néanmoins, beaucoup de personnes ne comprennent toujours pas ce que signifie réellement la notion « d’entreprise efficace ».

En effet, beaucoup d'entreprises confondent « efficacité » et « atteinte des d'objectifs ». Ils estiment que si une entreprise parvient à respecter ses engagements, aussi bien sur le plan financier que pour la gestion de ses clients, alors cela la rend efficace. Mais ce n'est pas totalement vrai.

Qu'est-ce que l'efficacité opérationnelle et pourquoi cela est si important pour votre entreprise ?

L’efficacité opérationnelle est une démarche qui consiste à améliorer tous vos processus (c’est-à-dire toutes les activités de votre entreprise qui mènent à votre produit / service final).

L'efficacité opérationnelle minimise le gaspillage et maximise les capacités des ressources afin de fournir des produits et des services de qualité aux clients. Il identifie les processus et les ressources inutiles qui drainent les profits de la société et peut également concevoir de nouveaux processus de travail qui améliorent la qualité et la productivité.

Par exemple, un commerce de proximité a diverses méthodes internes (par exemple embauche, achat, vente et communication) et tous ces processus aident l'entreprise à atteindre un objectif de vente défini à l’avance.

Mais même si le commerce de proximité atteint ses objectifs de vente, cela ne signifie pas qu'il a atteint l'efficacité opérationnelle car un mauvais contrôle des stocks peut entraîner la détérioration des produits périssables et des pertes pour l'entreprise. Si au niveau des achats l’entreprise n'est pas en mesure d'identifier efficacement les fournisseurs idéaux, alors le commerce rate une occasion de réaliser d’importantes économies. Cet exemple démontre l'importance de bien connaître votre entreprise car chaque entreprise possède sa propre réalité en termes d’efficacité opérationnelle.

Comment pouvez-vous atteindre l'efficacité opérationnelle ?

Vous devez être capable d'identifier les lacunes dans vos processus et essayez d'étudier des alternatives pour les améliorer.

Automatisez toutes les tâches que vous pouvez

Que ce soit l'envoi de fiches de paie aux employés ou l'envoi de reçus aux fournisseurs, automatisez tout ce que vous pouvez. L'automatisation n'est pas seulement un luxe mais une nécessité. 
L'automatisation des tâches monotones fait gagner du temps à vos employés et leur permet de faire des tâches plus productives. Cela réduira les coûts et augmentera l'efficacité de l'entreprise.

Si malgré tout vous avez identifié des pertes dues au rendement des employés, cela pourrait être liée à votre processus d'embauche qui recrute les mauvaises personnes pour réaliser les tâches de l’entreprise. Ou il pourrait s’agir d’un manque de maîtrise des employés que vous pouvez compenser avec une formation, ou encore un manque d’implication des employés que vous pouvez gérer avec un séminaire de motivation.

Limitez les interruptions

Réunion du personnel à 9h, réunion du département à 11h, déjeuner à 12h….
Si vos employés ont du mal à accomplir leurs tâches efficacement, cela peut être le résultat d'interruptions constantes. Mais les réunions ne sont pas les seules à être fautives : les notifications d’emails constants, la messagerie live ou les notifications de votre logiciel de gestion de projets interne peuvent tous servir de distractions qui interrompent le flux de travail. 
Et en général, il faut environ une minute pour reprendre le travail après une interruption. 
Pour travailler plus efficacement, il existe de nombreux outils pour réduire les notifications et pouvoir travailler sans distraction.

Promouvoir une culture de communication ouverte

Encouragez vos employés à communiquer ouvertement. Vos employés doivent se sentir à l'aise pour exprimer leurs préoccupations ou donner leur avis sur la façon dont votre entreprise est gérée. Le meilleur moyen d’avoir une croissance explosive et d'améliorer l'efficacité de l'entreprise, est d'encourager la rétroaction, les idées et la communication entre les départements. Vous ne pouvez pas être partout à la fois et vous ne verrez pas tout. Vos employés peuvent être en mesure de repérer un secteur de votre entreprise qui a des lacunes et pourrait être rendu plus efficace. Assurez-vous qu'ils se sentent à l'aise d'exprimer leurs opinions et de faire part de leurs commentaires lorsqu'il s'agit d'améliorer l'efficacité de l’entreprise.

Évitez la duplication des efforts

La structure organisationnelle et les processus internes affectent l'efficacité opérationnelle. Les entreprises qui ont des structures hiérarchiques très rigides peuvent être plus inefficaces en raison de la duplication des efforts, liée à des inefficacités de communications. Plusieurs structures souffrent de ce genre de problème. La communication dans ces entreprises est difficile, conduisant à la création d'équipes hétéroclites travaillant pour atteindre leurs propres objectifs plutôt que les objectifs globaux de l’entreprise.

Construire des chaînes d'approvisionnement efficaces

Stocker trop ou trop peu a des conséquences néfastes sur le résultat de l’entreprise. La gestion des stocks constitue une source d’erreurs potentielles qui peut ralentir le développement de votre entreprise. Le surstockage coûte cher et engendre des frais (coût d’acquisition, bâtiments, étagères, salaires, entretien…) qui immobilisent inutilement la trésorerie de l’entreprise. Bien gérer ses stocks permet à l'entreprise d'augmenter son chiffre d'affaires et permet aux de réduire ses coûts.

S'appuyer sur l'analyse d'un logiciel d'optimisation de l'efficacité opérationnelle

Les logiciels d'entreprises ont été créés pour simplifier et automatiser des tâches spécifiques dans une entreprise. Vous pouvez les utiliser dans votre service de comptabilité, finance, ressources humaines, vente, production, etc.
Les entreprises veulent se développer et prospérer, mais l'efficacité opérationnelle des processus sur laquelle elles s'appuient n'est pas toujours optimisée pour les amener là où elles veulent. Et bien souvent, elles n’ont pas conscience des points d’insuffisances à améliorer dans leurs activités. Les logiciels de gestion comme kShuttle.io permettent aux entreprises d’améliorer l’efficacité opérationnelle en surveillant et en optimisant leurs processus métier avec des données et des analyses récoltées en temps réel. kShuttle.io est une plateforme évolutive tout-en-un qui offre des applications permettant le suivi des investissements, l’analyse des coûts, la prévision des effectifs ou encore la gestion des compétences. Ces outils permettent aux entreprises d’optimiser leur efficacité opérationnelle et de maîtriser de leurs risques métiers.

Pour rester compétitives dans un monde de plus en plus compétitif, les entreprises doivent renforcer leur efficacité opérationnelle dans la mesure du possible. Tôt ou tard, toute entreprise qui ne fonctionnera pas efficacement sera mise en faillite, et cela est particulièrement important pour les PMEs car elles disposent souvent de ressources plus limitées que les grandes entreprises.

En outre, il est important de rechercher l'efficacité opérationnelle, mais ne confondez pas efficacité avec la réduction des coûts. Tandis que l’une n’a d'autres objectifs que la réalisation d’économies, l’autre a pour objectif l'amélioration de la productivité de votre entreprise.

Au cœur de l’efficacité opérationnelle de votre entreprise, les logiciels et les commentaires de vos employés jouent un rôle central. Grâce à eux, vous serez en mesure de surveiller ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et d'améliorer l'efficacité de votre entreprise tout en continuant à développer et renforcer les processus opérationnels de votre entreprise.







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