Pour utiliser efficacement notre temps, nous devons nous assurer que nous faisons les bonnes choses au bon moment. Nous réussissons mieux en fixant consciemment nos priorités.
Organiser une seule journée de travail et respecter votre planning demande une abnégation sans faille. Pour moi-même, l’auto-organisation représente un défi d'autant plus difficile que dans notre ère numérique, les informations et les idées vont et viennent à une vitesse effrénée. Ainsi, les informations et les tâches à réaliser nous viennent chaque seconde au gré de nos pensées et de nos interactions avec les autres.
Une bonne auto-organisation et la capacité à établir des priorités sont donc plus importantes que jamais. Pour utiliser efficacement notre temps, nous devons nous assurer que nous faisons les bonnes choses.
La folie du quotidien
Au cours d'une journée, chacun de nous doit réaliser diverses tâches plus ou moins chronophages. Cela peut être aussi bien des tâches professionnelles que personnelles.
Cela commence dés le matin. Vous devez pensez à acheter un nouveau manteau pour votre enfant. Le lave-vaisselle est tombé en panne et il faut appeler un technicien. Le week-end, vous êtes invité à un anniversaire et avez besoin d'acheter un cadeau. Sur Linkedin, un contact vous demande de lui envoyer un lien vers un étude dont vous lui avez parlé récemment. A peine arrivé au bureau, un collaborateur vous demande de lui envoyer des documents urgent. Sur votre bureau se trouve le courrier interne, ainsi que deux notes post-it avec des deux numéros de téléphone que vous devez rappeler en urgences. Vous ouvrez Outlook et là vous trouvez 47 nouveaux e-mails, sans importance pour certain, mais d'autres contiennent des messages urgents et importants. Mais comment gérer toutes ces tâches quand vous devez vous rendre immédiatement à une réunion de laquelle vous sortirez avec 5 nouvelles tâches en plus.
Par où commencer ? Comment maîtriser toutes ces tâches ?
Première étape: la liste de tâches
Tout d'abord, vous devez avoir un aperçu de vos actions pour la journée. Énumérez tout ce qui doit être fait et notez également le délai d'exécution ou la date limite : à quel moment la tâche doit-elle être complétée au plus tard.
Selon la manière dont vous aimez travailler, vous pouvez créer cette liste par exemple dans Outlook ou dans une application comme Trello, dans votre agenda ou même sur des post-it. L'essentiel est de n'utiliser qu'un seul système - sinon vous perdrez la vue d'ensemble et la priorisation.
La méthode que vous choisissez dépend de votre façon de travailler et de vos préférences personnelles. Prenez le temps de bien noter, hiérarchiser et planifier toutes les tâches.
Vous verrez que le temps dont vous avez besoin à ce stade est plus que investi de manière significative.
La planification écrite des tâches est utile
Une planification écrite des tâches et des rendez-vous est utile dans tous les cas car cela soulage votre mémoire et vous pouvez être sûr de ne rien oublier. La liste de tâches est un outil précieux non seulement pour la planification, mais aussi pour faire un bilan. Cela vous dira exactement comment vous avez passé votre journée et ce que vous avez accompli. Ainsi, cela augmente votre motivation personnelle et un sentiment de satisfaction s'installe automatiquement.
En outre, la liste des tâches à effectuer vous fournit des informations claires et vous donne également un aperçu des tâches que vous pouvez déléguer, et des tâches à effectuer vous même.
Deuxième étape : hiérarchiser vos tâches
Si vous avez un aperçu de toutes vos tâches à venir, passez à l'étape 2 : hiérarchiser les tâches. Distinguez maintenant ce qui est important et ce qui est moins important. Dans cette base, vous décidez de ce que vous voulez faire en premier et ce que vous voulez faire plus tard.
Tout d'abord, il est important de comprendre comment classer les tâches selon leurs degrés d'importances. Pour cela, vous pouvez utiliser la méthode ABC.
La méthode ABC
Il s'agit de diviser vos activités en 3 catégories.
A :
Tâches prioritaires à faire immédiatement
B :
Tâches importantes à faire entre J0 à J+3
C :
Tâches non urgentes
Troisième étape : réalisation des tâches selon selon vos priorités
Le but est de réaliser en priorité le plus grand nombre possible de tâches prioritaires A jusqu'à ce qu'elle soit terminée ou jusqu'à ce que vous ne puissiez pas continuer à y travailler ce jour-là. Tout ce que vous ne pouvez pas faire, transférez-le sur la liste des tâches à effectuer pour le lendemain.
De cette façon, vous travaillerez toujours sur les tâches les plus importantes du mieux que vous pourrez. Si des tâches importantes ne peuvent pas être effectuées par manque de temps, vous pouvez alors demander si un autre employé ne pourrait pas faire le travail, ou alors vous pouvez admettre que ces tâches ne sont pas si importantes pour vous.
Les pièges à éviter : pourquoi vous allez échouer à planifier vos tâches ?
En fait, on sait ce qui est important et ce qui est moins important mais pourtant nous faisons en premier des choses qui ne sont pas si importantes, pourquoi ?
1. Éteindre des incendies est plus amusant
Selon les personnes, éteindre les incendies est plus amusant. Ces personnes aiment voir des résultats immédiats et sentir qu'ils font quelque chose d'important. Alors que planifier signifie prendre des mesures de sécurité-incendie, réfléchir, arbitrer, prioriser, et cela peut être ennuyeux et fastidieux !
Pourtant, il va falloir vous donner "coup de pied" pour agir autrement.
2. Difficile de prioriser quand il n'y a que des priorités
Si tout le monde autour de vous est en train d'éteindre des incendies et a besoin de votre aide, alors il est difficile de vous concentrer sur vos propres priorités.
Alors, soyez prêt à gérer vos priorités A dans les moments les plus calmes, tout en les accomplissant en moins de temps.
Le secret du succès pour réussir à travailler selon vos priorités
Divisez les projets plus importants en petites tâches, puis réalisez-les le plus rapidement possible pour rester motivé.
Travaillez toujours en priorité sur vos priorités A, jusqu'à ce que vous ayez fini, puis travaillez sur vos priorités B et ensuite sur vos priorités C.
Ne perdez pas de temps dans des activités que vous préférez faire pour éviter vos tâches plus importantes.
Déléguez autant que possible de priorités B et C.
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