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Comment réduire facilement vos frais généraux en entreprise. 4 actions efficaces sur vos impressions papier












Savez-vous qu’il est possible de réduire de 20 à 30% vos coûts d’impressions papier avec quelques astuces simples ? Et donc de réaliser autant d’économies sur vos frais généraux ?

Selon le cabinet IDC, les coûts d'impressions représenteraient de 1 à 5 % du chiffre d'affaire annuel pour une entreprise.

De plus, selon l'institut de sondages Ipsos, un salarié français imprime en moyenne de 4 à 52 pages par jour avec une médiane de 28 pages par jour par salarié.

Enfin, toujours au niveau des chiffres, selon une étude réalisée par le site internet, "lesnumériques", comparant les coûts à la page de 78 imprimantes, dans 117 configurations de cartouches, révèle que le coût moyen réel par page de papier imprimée est de 12,30 cents (pour voir tous les résultats de l'étude => lesnumeriques.com)

Faites le calcul sur 215 jours ouvrés de travail, le budget s'élève pour une entreprise entre 110 et 1 410 euros par an par salarié. Ce coût devient encore plus effrayant s'il est comparé au nombre de salariés travaillant dans les grands groupes industriels.


Les sommes dépensées pour les impressions papier donnent le vertige et la crise aidant, l'incitation est forte de réduire au maximum ces frais au sein de l’entreprise.


En appliquant les méthodes que je vais vous présenter, la société Rhodia (entreprise leader dans le domaine de la chimie avec plus de 14 000 employés en 2010) a réduit de 43% ses feuilles imprimées et réalisé d'importantes économies (voir plus bas).


Voici comment faire pour économiser votre argent  :


1. Le plus simple est de supprimer vos 10 imprimantes individuelles et de passer à 1 imprimante multifonction en réseau.

Les imprimantes individuelles font monter en flèche les frais d'impressions papier car elles nécessitent régulièrement des renouvellements de cartouches de petites tailles, des frais de réparation plus importants multipliés par le nombre d’interventions d’un technicien de maintenance. De plus, les rendements d’impressions sont assez faibles du fait de la capacité limitée d'impression des petites cartouches.
La réduction du nombre d’imprimantes va engendrer de manière automatique la réduction de coûts.

Important à savoir : les imprimantes laser sont plus économiques que les imprimantes jet d’encre.


2. L’impression en recto-verso doit être paramétrée par défaut. Simple à mettre en place.

Ce conseil est d'une simplicité redoutable mais pourtant rares sont en entreprise les imprimantes qui sont configurées en mode recto-verso "activé". 

Selon une étude de Gartner, l’option recto-verso peut réduire jusqu'à 30% la consommation de papier dans les entreprises, on divise ainsi le nombre de feuilles par 1/3 ainsi que la quantité d'encre utilisée.

De même, il est conseillé d'activer par défaut l'impression en noir et blanc.
 

3. La suppression rapide des pages vides, inutiles et consommatrices d’encre peut être réalisée par des logiciels telles que PrintFriendly, GreenPrint ou Print What You Like. Ces logiciels permettent également, d’exclure les éléments graphiques et les images publicitaires pour économiser de l'encre et réduire par 3 le nombre de feuilles de papier utilisées.


4. Très simple à mettre en place. Changer de police de caractères.

A environ 3 euros la ramette à papier de 500 feuilles, pour couvrir de 860 à 11 180 impressions papier par an et par employé, cela revient de 6 à 20 euros de ramettes à papier par employé par an pour couvrir les besoins en impressions dans l'entreprise. La ramette à papier ne vous coûte pas cher. Mais c'est plutôt l’encre pour imprimante qui est un véritable produit de luxe. Selon Le  journal "Le Monde", l'encre est vendu entre 615 et 3800 euros le litre !

Sachant qu'une feuille de papier vous revient en moyenne à 0,6 cents et l’encre d'imprimante à 11,7 cents par impression, l’encre représente 95% du coût d’impression, soit en moyenne par entreprise de 100,62 à 1308 euros d’encre par employé par an.

Un budget trop important qu’il convient de réduire.

Pour cela, vous pouvez utiliser une police de caractères économe et économiser jusqu’ 30% d’encre par impression.

Les différentes polices de caractères ne sont pas équivalentes quant à la consommation d’encre.

Par exemple la police Eco-Font : son principe consiste en de petits trous dans la police qui sont invisibles à l'impression. Ce qui réduit considérablement la quantité d’encre à l’impression.

Voici un classement des polices de caractères les plus populaires suivant leur consommation en encre.

1. Century Gothic
2. EcoFont
3. Times New Roman
4. Calibri
5. Verdana
6. Arial
7. Sans Sérif
8. Trébuchet
9. Tahoma
10. Franklin Gothic Medium

Sachez qu’Arial, la police de caractères par défaut de Windows, consomme 20% d'encre en plus que la police de caractères Eco-Font et 30 % d'encre en plus que la police de caractères Century Gothic.

Plus concrètement, l'université du Wisconsin a pu économiser 30% de son budget impression uniquement en changeant de police de caractères. Sur les 20 000 dollars que dépense l’université chaque année pour ses cartouches d’encres et de toner, l’université envisage de réaliser 6 000 dollars d’économie par an.

Enfin, pour en revenir au spécialiste des produits chimiques Rhodia, dont je vous ai parlé plus haut dans l'article, et qui a diminué de 43% ses quantités de pages imprimées. La méthode pour arriver à ce résultat consistait à :

=> La mise en place d’équipements partagés en remplacement des imprimantes personnelles : il s'agissait de passer de 83% imprimantes personnelles et 17% imprimantes partagées en réseau à 12% d’imprimantes personnelles et 88% imprimantes partagées en réseau. 
=> Ce changement a permis de diminuer la consommation énergétique de 68% et de réduire le nombre de cartouches d’encre par 25. 
=> Le nombre de pages imprimées a diminué de 43%.
=> La configuration d'impression par défaut des pages en noir et blanc et en recto-verso a permis de diminuer la consommation de papier de 60%.
=> Les coûts globaux d’impression ont été ainsi réduit de 40%.

Êtes-vous convaincu par cette démarche de réduction des coûts ? Celle-ci est si simple à mettre en place. A vous de jouer !







Crédit photo : http://www.freedigitalphotos.net/images/Photography_g291-Printer_And_Little_Girl_p153705.html

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