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Quelles sont les solutions les plus adaptées pour les voyageurs d’affaires ?





Selon une étude réalisée par Coach Omnium, 90% des cadres dirigeants, 68% des cadres, 50% des commerciaux et 30% des techniciens d'entreprises sont amenés à réaliser de nombreux voyages à titre professionnel.




Source : 1er baromètre Accor des voyageurs d’affaires européens 2012


Avec en moyenne 15 déplacements professionnels sur 6 mois, le voyageur d’affaires Français se déplace essentiellement dans son pays (1 déplacement sur 2).  Et si seulement 25% des déplacements s’effectuent à l’extérieur du territoire national, essentiellement en Europe, les voyageurs d’affaires français sont de plus en plus tournés vers l’international (notamment les États-Unis et la Chine), d’autant plus que de nombreuses solutions s’offrent à eux pour les aider à organiser au mieux leurs déplacements professionnels.


Vous avez été sans doute confronté à la mixité de l’offre concernant les séjours et affaire pour les entreprises qui se partagent entre les prestations aériennes, ferroviaires ou hôtelières.


Il est bien souvent difficile dans ce paysage complexe d'avoir une vision claire des options disponibles pour organiser ses déplacements d’affaires.
Il y a un problème de dispersion et de lisibilité de l’offre qui s'accentue notamment lorsque l'on souhaite à la fois organiser ses déplacements d'affaires, trouver un lieu pour ses rendez-vous, trouver son hébergement et organiser ses séminaires professionnels.
Par ailleurs, rares sont les prestataires proposant tous ces éléments à la fois. Toutefois, il existe quelques structures proposant ce type d’offre centralisée en une seule plateforme pour organiser vos voyages d’affaires (vous le verrez plus loin dans cet article).



Mais auparavant, sachez que les voyageurs d'affaires justifient leurs déplacements selon 5 principaux motifs ?


Voici un classement par ordre d’importance.
1 Assister à des réunions internes (68,8%)
2.  Les visites clients
3 Les opérations de prospections
4 Les formations
5.  Assister à des forums, salons et événements professionnels


Ainsi, retenez que la majorité des voyageurs d’affaires français justifient leurs déplacements par la participation à des réunions internes (première raison des déplacements professionnels en Europe) et par des rendez-vous clients.


D’ici 2015, les travailleurs mobiles constitueront 40 % des salariés à l’échelle mondiale . Avec l’usage des Smartphones, tablettes et ordinateurs portables, ils sont aujourd’hui libres de travailler partout. Cependant, ils ont souvent des difficultés à trouver un lieu offrant un cadre professionnel adéquat pour mener leurs activités tout en évitant les engagements locatifs chers et à long terme.



Il convient alors de se demander quelles sont solutions les plus adaptées pour associer ses déplacements, son hébergement et organiser ses événements professionnels ?



Faut-il passer par un site de voyage généraliste ?

Beaucoup d’entreprises n’ayant pas encore adopté une véritable stratégie d’organisation de leurs voyages d’affaires, préfèrent réserver leurs déplacements sur des sites plutôt orientés loisirs et optent pour des réservations non pratiques : une chambre d’hôtel réservée par ici et une salle de réunion réservé par là.


Cette manière de procéder est sous optimale puisque c’est risquer de manquer de cohérence entre la proximité du lieu d’hébergement et de réunion, l’organisation d’un déplacement d'affaires peut devenir un enfer lorsque la problématique logistique s’ajoute à l’addition.
C’est également risquer d’organiser des réunions, congrès, séminaires ou incentives dans des lieux où l'hôte n’a peut être pas l’habitude et l’expérience pour anticiper les aléas logistiques de tels événements.


Une autre limite possible est qu’en passant par un site de loisir quelconque, l’accès au wifi gratuit n’est pas  systématiquement garanti.


L’accès au wifi étant devenu un critère déterminant (derrière la proximité et le prix mais devant le petit déjeuner gratuit) dans le choix d’un hôtel lors d’un déplacement pour 1 voyageur d’affaires sur 2, soyez très vigilant quant au niveau de service proposé par l’hôtel que vous choisirez.



Apparthôtel, résidence ou hôtel pour ses voyages d’entreprises ?

Le choix est large, pour simplifier vos démarches, faites appel à des structures plus professionnelles qui proposent des solutions intégrées, business, hébergement et événements en un même lieu pour optimiser l’organisation de vos événements d’affaires et faire fi des contraintes logistiques, d’autant plus si vous vous déplacez à plusieurs car cela vous évitera de perdre des collaborateurs en chemin.

Prenons par exemple le groupe Accor, qui est le 1er opérateur hôtelier dans le monde avec 3 500 hôtels et 450 000 chambres. Pour répondre aux besoins des travailleurs nomades, Accor a créé des centres d’affaires aux meilleures adresses dans plus de 2 000 hôtels partout dans le monde en équipant entièrement des bureaux et des salles de réunions professionnelles, de la classe économique à haut de gamme, avec des accès wifi compris.


De plus, l'offre d'Accor est large et propose aux voyageurs d’affaires des solutions en apparthôtel, résidences et des hôtels avec salles de réunion inclues dans 90 pays à travers le monde.


En passant par la plateforme internet business meeting du groupe (http://businesstravel.accorhotels.com/fr/home/index.shtml), vous pouvez sur ce même site web optimiser vos voyages d’affaires et avoir accès à la fois à l’hébergement, à des salles de réunions, organiser des événements rassemblant de 10 à plusieurs centaines de personnes avec un certain confort logistique. Et comme bien souvent, pour ce type de structure, il est possible depuis son fauteuil de bureau, de rechercher simplement en ligne la disponibilité des chambres d’hôtels, de structurer vos événements, d'organiser des formations ou des séminaires et de réaliser en quelques clics des demandes de devis en ligne.

 


Vous noterez qu’il vous est également possible de réduire les coûts de vos déplacements d’affaires.


Les groupes hôteliers ont mis en place des offres Early Booking, qui permettent de bénéficier de prix réduits allant jusqu'à -30% si la réservation est réalisée dans les délais impartis. 



Il existe également des avantages au niveau de la fiscalité.


Enfin sachez que les frais engagés pour un voyage d'affaires (comme pour les frais de déplacement, les frais de mission et les frais de réception) sont fiscalement déductibles et peuvent être remboursés, dans certaines limites, sous forme d’exonération d'impôts et à condition qu’ils correspondent strictement à des dépenses d'ordre professionnel ; c’est à dire que le voyage d’affaires doit être réalisé dans une optique d’augmentation de la rentabilité de votre entreprise et ne doit pas être considérés comme un cadeau d’affaires. Pour réduire vos impôts, il est donc essentiel de noter toutes vos dépenses de déplacements et frais associés dans votre comptabilité d’entreprises.

Il ne vous reste plus qu’à faire votre valise.

Bon voyage.







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  1. très intéressante cette étude. merci pour cette analyse et ces conseils en profondeur. les voyages d'affaires sont toujours perfectibles, on n'arrête pas le progrès comme on dit.

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