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Où rencontrer ses clients ? 6 lieux pour organiser vos réunions lors de vos déplacements d’affaires

Avec l’internationalisation des échanges commerciaux, les déplacements d'affaires se multiplient au sein du territoire français et à travers le monde.

En conséquence, tous les chefs d’entreprises sans exception effectuent des voyages d’affaires.  Cette proportion est plus importante chez les cadres dirigeants car 50% d’entre eux se déplacent au minimum 1 fois par mois.


En outre, que vous soyez vous-même voyageurs d’affaires en déplacement professionnel ou que vous soyez l’hôte qui reçoit vos clients, toujours une même question vous taraude : où vais-je rencontrer mes clients ?


Le choix d’un lieu adapté pour assurer des conditions idéales de travail est un des facteurs clés de succès d’une réunion. Et comme, il n’est pas toujours possible de tenir la réunion dans les locaux de votre partenaire d’affaires, je vous propose 6 lieux convenables où rencontrer vos clients lorsque vous êtes en déplacement professionnel en France ou dans le monde.


1. L'hôtel

Organiser des réunions d’affaires dans un hôtel apporte à l’événement un caractère particulièrement soigné tout en permettant de disposer de grandes salles de réunions équipées pour la tenue de conférences et rencontres professionnelles. De plus, les hôtels sont souvent climatisés et éclairés, et rassemblent en un même lieu, le site de séjour et celui de la réunion, de façon à éviter les trajets inutiles. Les hôtels sont propices aux échanges car ils offrent des espaces privés ainsi que des services d’hôteliers annexes particulièrement confortables comprenant la mise à disposition de nourritures et boissons, la possibilité d’utiliser des paperboards, des écrans de projection ainsi qu’une connexion wifi.
Cependant, en termes de choix d’hôtels, il existe une grande variété de lieux, pour tous les budgets et il n’est pas toujours aisé d’évaluer le professionnalisme d’un service hôtelier. Mais, il est toujours possible de se rapprocher au préalable de services hôteliers qui ont une bonne réputation. Par exemple, louer à la journée une grande salle de réunion chez le leader hôtelier Accor Meetings vous coûtera moins de 50 euros par personne, incluant le thé et café. 
Par ailleurs, Accor a lancé son outil "Accor Meeting Hotel Finder " qui permet de rechercher une salle de réunion ou de conférence parmi plus de 10 000 salles, dans 90 pays et sur tous les segments hôteliers.


2. Le restaurant
Choisir un bon restaurant pour tenir une réunion professionnelle permet de mettre en avant le prestige de l’établissement et ainsi de souligner l’importance la réunion dans vos relations d’affaires.
Vous noterez que les restaurants conviennent davantage à des réunions en tête à tête ou en groupe très restreint. En outre, organiser une réunion dans un restaurant est déconseillé lorsqu’il s’agit d’acquérir un nouveau client. Ce type de lieux convient davantage pour célébrer une étape déterminante de votre projet ou de souligner l’atteinte d’un objectif clé avec votre client.
Assurez-vous que le restaurant vous permette de vous placer librement, que les tables soient suffisamment espacées et qu’il soit possible de vous attarder plus longtemps après le repas sans que le personnel ne cherche à vous déplacer.
Arrangez-vous également pour payer l'addition, cela laisse en général une bonne impression. Les partenaires d’affaires apprécient ce type d’initiative et vous pouvez faire passer la facture du repas en frais de déplacements.

3. Un café
Pour les voyageurs d’affaires, les cafés sont les lieux par excellence pour improviser une réunion sans organisation particulière.
Cependant, vous éviterez les Starbuck et compagnie car ces lieux sont souvent très bruyants et parsemés d’oreilles indiscrètes. Il y a donc fort à parier que le bruit permanent, le monde et le fait de devoir vous répéter sans cesse vous lassera très vite.
A l'avance, il faut donc avoir identifié un café agréable, lumineux et peu fréquenté. Enfin, je précise que les cafés conviennent davantage pour de petites réunions informelles.


4. Les locaux du client

En déplacement d’affaires, il semble que le choix le plus naturel pour un lieu de réunion soit le siège social de l’entreprise qui vous accueille.  Car votre partenaire d’affaires dispose sur site de tous les moyens logistiques de son entreprise : téléphone, internet, bureaux, matériels, etc. C’est également l’occasion qu’il vous présente son lieu de travail. Cependant, si l’entreprise ne dispose pas des infrastructures internes nécessaires pour pouvoir tenir une réunion dans de bonnes conditions, alors préférez plutôt louer une grande salle de réunion dans un hôtel ou un centre d’affaires.


5. Un centre d’affaires

Un centre d’affaires offre un accueil professionnel, intégrant le matériel adéquat ainsi que des salles adaptées pour des réunions formelles. Comme pour les hôtels, il est possible de louer un espace pour la journée ou pour 1h afin de se donner l’opportunité d’être au calme et en privé. Vos clients apprécieront de ne pas être dérangés dans cet espace de travail adaptés aux échanges. Cependant, les centres d’affaires présentent le désavantage d’être moins répandus que les hôtels et donc nécessitent de se déplacer vers des lieux plus ou moins éloignés de votre lieu d’hébergement.


6. Dans une bibliothèque

Cette option semble être la moins évidente pour un voyageur d’affaires mais sachez que la plupart des bibliothèques ont des salles privées qui peuvent être réservées gratuitement pour organiser vos réunions. Toutes les villes ont des bibliothèques, médiathèques et autres lieux publics mis à disposition et proposant une connexion wifi. L’avantage de ces lieux est leur tranquillité et leur silence. 
Par exemple, sur son site internet, la BNF (Bibliothèque Nationale de France) propose à la location, les salles de réunions ultra professionnelles et chargées d'histoire de 4 bibliothèques prestigieuses de France.
Si vous disposez d’un faible budget, cela peut être une alternative crédible. Mais attention car choisir d'organiser une réunion professionnelle dans certaines bibliothèques peu prestigieuses peut communiquer un manque de moyens de votre part et/ou des difficultés financières.
L’alternative bibliothèque ne doit alors se présenter que s’il n’y a aucunes autres alternatives aux alentours.

Pour terminer, je vous propose un article qui pourrait vous intéresser, il recense 13 applications indispensables pour optimiser vos déplacements d'affaires (check list, réservation d'hôtels/billets/voitures, assister à une web conférence, trouver les services à proximité, conserver vos documents, etc.) : http://www.terrafemina.com/emploi-a-carrieres/bien-etre-au-travail/articles/30964-deplacement-professionnel-13-applis-pour-tout-checker.html



Crédit photo : http://www.freedigitalphotos.net/images/business-people-enjoying-wine-cropped-image-photo-p209407

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