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Formation conduite de réunion : les fondamentaux



Conduire une réunion revient à animer un groupe de travail tout en essayant d’atteindre des objectifs précis. Pour ce faire, le formateur doit faire appel à des techniques et à des outils fiables pour qu’il puisse garantir l’efficacité de son intervention. 

La manière d’opérer ne s’improvise pas étant donné que les types de réunions sont nombreuses et la façon de procéder l’est tout autant. Il est donc conseillé de suivre une formation conduite de réunion.



Maîtriser les techniques de conduite de réunion


Il n’est pas rare qu’une réunion de travail tourne à l’épreuve. 

Elle se traduit souvent par une perte de temps pour les stagiaires. 

La raison est souvent que l’animateur ne parvient pas à faire passer correctement ses messages. Certains n’arrivent pas également à garder le contrôle du temps et des comportements des participants. D’autres peuvent même fournir des informations contradictoires. Tout ceci peut toutefois être évité grâce à l’assimilation de quelques techniques de communication.

On ne peut pas bien entendu tout calculer, mais on peut toujours préparer sa réunion le mieux possible. Il faut donc savoir présenter les sujets ainsi que nos objectifs avant de lancer les discussions. Tout au long de la réunion, il est important de savoir utiliser les questions directes tout en faisant progresser la séance.
Comme technique, on doit être apte à recentrer et à animer les échanges d’idées, gérer le groupe et le temps, comprendre les points de vue de chaque participant, stimuler ou bien calmer le débat, faire des conclusions, faire des synthèses et des comptes-rendus.



Savoir utiliser des outils efficaces


Qu’elle soit réalisée dans un but stratégique, commercial ou productif, une réunion efficace est celle qui est bien organisée par le formateur. 

De leur côté, les participants doivent également se préparer et se donner les moyens d’atteindre les objectifs fixés. Pour disposer des éléments utiles pour la réussite de l’intervention, les cadres, responsables d’équipe, animateurs, managers peuvent s’adresser à des spécialistes dans le secteur. 

On cite entre autres le Centre National de la Formation-Conseil en Entreprise (CNFE) qui est une entité de formation professionnelle destinée aux adultes. Le CNFE peut accompagner ces derniers dans la préparation et la conduite de leur formation en intra ou en interentreprises. Elle fournit aux stagiaires tous les outils nécessaires pour la préparation, le bon déroulement et l’après réunion. Elle aide par exemple le participant à élaborer des fiches idée pour le brainstorming, des fiches-objectif, des plans de contrôle, des grilles d’évaluation des acquis qualité, des cahiers des charges pour la réalisation des séances, des tableaux de suivi des actions d’amélioration, etc... 

Grâce à ces outils, les stagiaires peuvent donc réaliser des mises en situation, des travaux de groupe, des exercices d’application, des feedbacks… Le CNFE leur permet encore de faire des enregistrements vidéos de leurs exploits afin qu’ils puissent constater eux-mêmes leur progrès. Sur le site www.cnfce.com, vous trouverez des informations complémentaires utiles pour mettre en œuvre des réunions efficaces.





Crédit photo : http://www.freedigitalphotos.net/images/man-explaining-progress-photo-p285139

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