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Pourquoi utiliser un logiciel pour la gestion des notes de frais d’une entreprise ?





Si vous êtes à la recherche d’une solution pour améliorer la gestion des notes de frais au sein de votre entreprise, vous devriez considérer les solutions technologiques. Ces dernières possèdent des avantages très intéressants pour aider les entreprises à atteindre leurs objectifs financiers. Pour vous aider dans votre décision, voici quelques bénéfices clés que ce type de logiciel peut fournir.









Diminuer les coûts des procédures en les automatisant

En fait, un logiciel note de frais est une solution qui vous donne la possibilité de personnaliser les différentes procédures concernant la manière de gérer les notes de frais, et de les automatiser. Cela aidera votre entreprise à réaliser les tâches administratives plus efficacement, en y allouant uniquement le temps approprié. Ce qui permet de faire des économies sur le temps de travail et les coûts des procédures.


Par exemple, les employés peuvent utiliser les solutions logicielles pour saisir les données des relevés de cartes de crédit, ou en ajoutant des images des reçus des frais engagés (scans, photos, etc.). Grâce aux différentes fonctionnalités, il est possible de définir plusieurs critères, tels que la notification des personnes gérant les notes de frais, ou la possibilité de soumettre une note de frais uniquement si toutes les informations sont complètes (reçus, factures, géolocalisations…).


Rembourser les employés plus rapidement

En général, il y a un grand délai entre la soumission et le remboursement des notes de frais, ce qui peut être assez frustrant pour les employés. Les solutions impliquant les nouvelles technologies permettent de réduire ce délai, en optimisant la soumission et la validation des notes de frais.


À titre d’illustration, une application mobile note de frais permet de partager des informations en temps réel, ou de soumettre des notes frais en étant en voyage. De cette manière, les personnes en charge et les comptables peuvent vérifier et approuver les notes de frais, ou encore demander aisément des détails concernant ces derniers.



Améliorer la visibilité et repérer les tendances concernant les notes de frais

Un logiciel de notes de frais offre davantage de visibilité, ce qui donne l’opportunité d’analyser les données et de vérifier les tendances par rapport aux dépenses effectuées par les employés, dans le cadre de leur travail. C’est un atout pour les managers qui veulent ajuster les dépenses de leur équipe, ou établir un budget. Pour les employés, c’est aussi un avantage s’ils ont besoin d’établir des rapports plus détaillés.



Plus de flexibilité

Un autre des intérêts des solutions technologiques pour les notes de frais, en comparaison des solutions traditionnelles, est la flexibilité. En effet, la gestion traditionnelle se fait de façon manuelle, sur papier, ou tableur Excel ; et occasionne souvent des erreurs de saisie, de longues procédures et l’usage de beaucoup de papier. Alors que les logiciels sont plus flexibles, parce qu’ils favorisent la mobilité via internet et les différents appareils connectés (ordinateurs, smartphones, ou tablettes). Les procédures de soumission et validation sont aussi plus précises, rapides, comme précisées précédemment.











Crédit image : http://www.freedigitalphotos.net/images/analysis-business-accountingbusiness-finance-concept-and-busine-photo-p433887

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