Comment choisir un logiciel de gestion dans le secteur de la santé

De nos jours, les pratiques professionnelles tendent vers plus d’automatisation des tâches quotidiennes, vers la mutualisation de l’ensemble des fonctions d’un établissement et vers un stockage plus sécurisée des données.

Dans le domaine de la santé, la numérisation des dossiers constituent un élément essentiel à toute pratique médicale. La gestion, le stockage et l’analyse de vos données médicales constituent des critères décisifs pour les activités et les résultats de votre établissement. Avec le bon système informatique de gestion, un laboratoire ou un cabinet médical deviendra plus efficace, gérera mieux ses paiements et communiquera de façon plus transparente avec les patients et l’ensemble de l'écosystème de l’établissement de santé. Pour cela, il faut une solution logicielle de gestion et d’analyse de données fiables et sécurisées. 

Cependant, trouver le bon logiciel de gestion à l’échelle d'un laboratoire n'est pas une tâche facile. Que vous cherchiez un logiciel de gestion pour remplacer votre système actuel ou pour un premier usage, cela peut être une tâche décourageante tant les systèmes logiciels sont complexes et multi-facettes, ce qui rend difficile votre choix. Cependant, il existe des pré-requis à valider pour vous assurer de sélectionner le meilleur logiciel.
Quelles caractéristiques devriez-vous prendre en compte ? Voici tout ce que vous devez savoir sur les logiciels de gestion dans le secteur de la santé.

Tout d'abord, quelle est l’utilité d'un logiciel de gestion dans le secteur de la santé ? Voici quelques une des caractéristiques à prendre en compte :

• La rationalisation : un logiciel de gestion dans le secteur de la santé permet de coordonner plusieurs opérations comme les éléments logistiques, la planification, la facturation ou l'analyse financière.

• L’automatisation : un logiciel de gestion dans le secteur de la santé inclut un guichet d’entrée pour les patients en leur permettant de demander des rendez-vous ou de remplir des formulaires en ligne. Par ailleurs, au lieu d'utiliser une feuille de calcul Excel, un logiciel de gestion peut consigner tous les rendez-vous des patients, gérer les horaires du personnel, surveiller l'historique des rendez-vous et même envoyer des rappels de rendez-vous automatisés et des comptes-rendus aux patients.

• La facturation : un logiciel de gestion dans le secteur de la santé aide à générer et à envoyer les factures aux patients, ainsi qu’à recueillir et traiter les paiements. En outre, de nombreuses solutions intègrent à la fois la facturation des clients et la paie des employés dans leur système.

• Le coût : le coût d’un logiciel de laboratoire ou de cabinet médical est très variable selon vos besoins et l’importance de votre activité. La plupart des prestataires seront seulement en mesure de vous donner une estimation approximative de son coût. Seul un audit précis de vos besoins permettra de définir avec exactitude les frais réels de votre outil de gestion. 

• La facilité d'utilisation : adopter un nouveau logiciel n’est pas toujours facile, il est donc important de s'assurer à l'avance que les personnes qui l'utiliseront seront à l'aise avec ce nouveau système. Même si le logiciel est incroyablement facile à utiliser, il y a toujours une courbe d'apprentissage. En outre, considérez les divers degrés d'aptitude technique de chacun des membres du personnel. Aussi intuitif que cela puisse paraître, lorsque votre personnel s'adapte à un nouveau logiciel, il a besoin de conseils. Une entreprise vraiment engagée vous offrira une formation appropriée et complète pour la prise en main de votre logiciel.

• La personnalisation : le système utilisé doit être adapté à vos besoins. Qu'il s'agisse de personnaliser l'apparence de l’interface de données ou la fonction de planification, vous devez percevoir la facilité et l'étendue de la personnalisation avant d’adopter un logiciel de gestion dans le secteur de la santé. Par exemple des solutions personnalisables comme Winlabo regroupent plusieurs modules logiciels indépendants permettant d’assurer la gestion étendue et complète des laboratoires de santé, du management de la qualité à la gestion quotidienne de l’activité en passant par la gestion multi-site des ressources humaines.

L’objectif final d’un logiciel de gestion dans le secteur de la santé est de réduire le temps que vous consacrez aux tâches administratives tout en assurant la démarche qualité optimisée et la sécurisation des données. Chaque logiciel de gestion étant organisé de manière différente, il est impératif de savoir ce que le personnel de votre établissement de santé recherche.
Par exemple, certains systèmes de gestion dans le secteur de la santé utilisent une interface unique pour organiser les différentes fonctionnalités du logiciel, tandis que d'autres logiciels utilisent un grand nombre de menus déroulants et de multiples fenêtres contextuelles. Savoir ce qui est le plus efficace pour votre laboratoire ou cabinet médical est la clé d'une transition réussie.
Tout nouveau système ralentira naturellement votre productivité mais cela sera évidemment temporaire. L'essentiel est de rendre la prise en main indolore et aussi simple que possible. Pour cela, la première étape consiste à impliquer tout votre personnel dans le processus de prise de décision. Les personnes qui vont réellement utiliser le logiciel devraient avoir leur mot à dire car ce qui peut sembler parfait sur le papier pourrait dans la pratique présenter quelques lacunes. La priorisation de l'expérience du patient et du personnel doit être l'objectif central du processus de sélection d’un logiciel de gestion dans le secteur de la santé.