La vie quotidienne de l'entreprise implique nécessairement de réaliser des tâches répétitives de validation de documents, que ce soit pour des documents administratifs, commerciaux ou juridiques. Et selon le processus que vous utilisez pour cela, vous pouvez passer des heures au travail jusqu'à ce que vous ayez terminé cette tâche. La gestion de vos tâches quotidiennes peut être un grand défi, car optimiser votre temps de travail avec des processus manuels et des exigences de travail élevées est presque impossible.
Vous pensez peut-être qu'il existe des solutions sophistiquées pour optimiser votre temps de travail ? Pourtant, il existe un moyen très simple qui peut vous aider à optimiser votre temps et votre travail, sans nuire à votre productivité. Il s'agit du tampon encreur personnalisé. En utilisant un tampon encreur, qu'il soit automatique, simple, en bois ou en plastique, vous pouvez accélérer votre travail sans avoir à réécrire toutes les informations utiles de manière répétée et manuelle.
Les tampons personnalisés sont des outils nécessaires qui réduisent les risques d'erreurs d'ajout d'information et font déjà partie du quotidien de l'entreprise. En outre, il existe des professions qui ne peuvent pas se passer de cet outil d'entreprise.
1 - Les médecins
Le cachet est essentiel lorsqu'un médecin fait une ordonnance à un patient. Toutes les informations doivent donc être claires, comme l'exige le Conseil de l'Ordre des médecins. Le tampon encreur aide le médecin à optimiser son temps de travail lors d'une consultation, surtout lorsqu'il s'agit de remplir une ordonnance.
Pour créer un tampon encreur pour un médecin, il est important d'avoir le nom complet du praticien, sa spécialisation et son numéro d'enregistrement RPPS (Répertoire Partagé des Professionnels de Santé qui est son identifiant personnel unique, composé de 11 caractères).
2 - Les architectes
Ce professionnel est responsable de la signature et de la validation de documents importants, en particulier ceux qui concernent les projets de construction et la publication de rapports techniques. Un architecte ne peut pas se permettre d'écrire un seul mauvais numéro. Son tampon doit comporter son nom, prénom, adresse professionnelle, son titre, son diplôme et son numéro national d'inscription au tableau de l'Ordre des architectes.
Par conséquent, pour faciliter son travail et éviter des erreurs de conformité de documents importants, l'architecte doit disposer d'un cachet avec des informations claires et pertinentes.
3 - Les infirmières
Ceux qui pensent que seuls les médecins ont besoin d'un tampon ont tort. Pour leur métier, les infirmières libérales ont besoin d'un tampon encreur qui doit être utilisé sur les reçus d'honoraires et être conforme au Code de déontologie des infirmières, c'est-à-dire comporter le nom, prénom, numéro ADELI, l'adresse professionnelle et le numéro de téléphone.
4 – Les professionnels administratifs
Les tampons administratifs font toute la différence dans la routine d'une entreprise en raison de la quantité d'informations qui doivent être incluses dans les documents professionnels. Par exemple, dans les bureaux comptables, agences immobilières, les banques ou les cabinets d'avocats émettent très souvent des contrats et des documents liés à leurs activités. C'est pourquoi un tampon avec logo est très utile, car il donne de la crédibilité et fait gagner du temps.
Ainsi, lorsque vous concevez votre tampon personnalisé avec logo, vous devez y inclure les informations suivantes :
- Nom et statut de la société.
- Adresse.
- Téléphone de contact.
- Email.
- Numéro RCS.
- Capital social.
Vous pouvez également prévoir pour votre activité d'utiliser des tampons tels que les tampons encreurs qui servent à classer vos documents :
- Date d'émission/de réception.
- Payé.
- Urgent.
- Classé.
- Approuvé/annulé.
Avec les tampons encreurs, vous n'avez plus à vous soucier des erreurs de conformités, de divergences ou de manque de lisibilité des informations de vos documents.
5 - Les professionnels de la sécurité au travail
Les professionnels de la sécurité au travail doivent auditer et évaluer les risques professionnels d'une entreprise et pour cela, ils doivent posséder un tampon encreur pour approuver les normes ISO, valider les conformités HSE, les rapports d'expertise et les autorisations. Pour ce tampon, indiquez simplement le nom, l'accréditation et l'expertise du professionnel.
Échapper aux processus répétitifs avec un tampon encreur
Tous les professionnels doivent gérer au quotidien des tâches administratives, que ce soit avec un organisme public, une banque ou d'autres entreprises. En outre, cela implique de faire pratiquement toujours les mêmes choses chaque jour, de manière répétitive et de fatigante.
Chaque jour des dizaines de documents doivent être traités, lus, approuvés et signés ; et il est presque impossible d'être efficace si vous devez signer à la main tous les documents et remplir manuellement toutes les informations importantes sur l'entreprise.
Mais, si vous choisissez le bon accessoire, vous minimiserez votre temps de travail sans avoir besoin de vous fatiguer inutilement. Pour éviter ou réduire cela, le tampon automatique est une excellente option pour votre entreprise, car il automatise beaucoup de tâches quotidiennes, ce qui le rend essentiel pour les routines administratives.
Le bon outil pour toutes les entreprises
Parce qu'il peut être fabriqué de n'importe quelles taille et forme, son utilisation est polyvalente. Les tampons encreurs peuvent être composés de plusieurs lignes de contenu mixte avec du texte et un logo, et ils peuvent être créés dans n'importe quelle couleur.
Par exemple, le tampon automatique est fabriqué avec un compartiment d'encre fixé à l'intérieur, ce qui ne nécessite pas l'utilisation d'encres externes, comme pour le tampon en bois. Dans ce cas, vous pouvez transporter votre tampon lorsque vous assisterez à des réunions externes. Le tampon en bois est quant à lui destiné aux bureaux. Il est simple, mais pratique et peut être fabriqué dans toutes les tailles.
De manière générale, les tampons sont indispensables pour réaliser les tâches administratives, mais également utiles pour les professionnels qui travaillent avec des produits artisanaux et qui ont besoin de personnaliser leur emballage. Quel que soit le modèle de tampons encreurs que vous choisissez, sachez que ceux-ci sont extrêmement utiles pour rationaliser votre temps de travail.
Le mot de la fin
Quel que soit votre domaine d'activité, qu'il soit administratif, comptable, juridique ou médical, être équipé des bons outils est très important pour la réussite de votre entreprise. Les tampons encreurs répondent aux besoins de ceux qui recherchent un produit simple à utiliser et qui évite toute erreur ou le gaspillage d'encre. Parce qu'ils sont légers et compacts, les tampons peuvent être transportés dans des sacs et emportés partout, ce qui les rend extrêmement utiles et indispensables pour ceux qui ont besoin de gagner du temps dans leurs activités.
Ils font la différence en termes de productivité et d'agilité, assurent également la fiabilité de tout document délivré par votre entreprise. Les professionnels travaillant dans les domaines qui nécessitent de réaliser des tâches répétitives, telles que la signature de papiers, la validation d'informations, la livraison et la réception des fichiers, doivent utiliser les tampons encreurs qui contribuent au bon déroulement des activités et sont indispensables aux tâches administratives. En plus d'apporter de la flexibilité, les tampons personnalisés avec logo sont pratiques et polyvalents. Ils sont essentiels, quel que soit le message qu'ils véhiculent. En outre, ils sont également importants pour les entreprises qui souhaitent véhiculer une image de crédibilité et sécurité à leurs clients.
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