En plus du papier, du stylo et de l’ordinateur, il existe un élément indispensable dans le quotidien des professionnels. Il s’agit du tampon encreur, qui a connu une évolution positive et qui offrent aujourd’hui une grande variété de modèles pouvant être utilisés dans diverses situations. PMEs, grands groupes, coopératives, cabinets d’avocats et même des agences gouvernementales l’utilisent ! En tenant compte de l’importance de cet outil dans les environnements professionnels, on identifie 4 méthodes principales d’utilisation des tampons dans l’entreprise. Découvrez ci-dessous les avantages des tampons, les modèles disponibles et les différentes façons de les utiliser pour améliorer votre quotidien !
Quels professionnels peuvent utiliser les tampons encreurs ?
L’importance des tampons encreurs dans l’environnement professionnel est évidente, en particulier pour les professionnels qui exercent dans leur quotidien une routine de signatures nécessitant d’apposer des données spécifiques à côté de leur signature. Le tampon encreur est un moyen plus rapide de mettre vos informations ou les informations de votre entreprise sur papier, à côté d'une signature sans avoir à réécrire ces informations à chaque fois.
Les tampons encreurs sont des produits très polyvalents et peuvent donc être utilisés par de nombreux professionnels :
- Les libéraux : médecins, avocats, comptables, dentistes, architectes, journalistes, entre autres.
- Les indépendants : artisans, professeurs privés, photographes, techniciens, etc.
- Les entreprises : activités administratives, activité de certification ou de validation, marquage alimentaire, inventaires, factures, etc.
Quel type de tampon encreur choisir ?
Il existe une grande variété de tampons encreurs pouvant être utilisés à divers fins. Aujourd'hui, vous trouvez déjà des tampons spécifiques permettant de tamponner sur du papier, du bois, des savons, des aliments, du pain, du cuir, etc.... Et qui garantissent un marquage précis et de qualité.
Tampon encreur société : vers quel modèle votre choix devrait-il se porter ?
Les modèles de tampons encreurs les plus recherchés sont les suivants :
- Le tampon encreur de poche
- Le tampon encreur en bois
- Le tampon encreur automatique
- Le tampon dateur
➤ Le tampon de poche, petit et pratique, il peut être emporté dans tous vos déplacements professionnels. Malgré sa similitude avec le tampon automatique, ce tampon a des dimensions plus petites, ce qui souvent ne permet pas d’imprimer des messages de taille plus grande.
➤ Le tampon en bois, de par son fonctionnement, nécessite une forte pression au moment de l’application. Ils conviennent aux professionnels plus traditionnels qui les utilisent à des fins de validation et d'identification de documents papier. Les tampons en bois ont un rapport coût-efficacité excellent. Ils sont peu chers, extrêmement résistants et peuvent être également utilisés sur des surfaces non plates, telles que les boîtes en carton.
➤ Le tampon automatique, quant à lui possède un mécanisme commode et plus précis. L’encre de ce tampon est fixée à l’intérieur même du tampon, ce qui garantit son utilisation pratique et assure qu’il n'y ait aucun risque de fuite d'encre ou de salissure des documents ou des mains. Ils sont idéaux pour le transport d'un endroit à un autre, dans les lieux où le tampon est utilisé par plusieurs personnes à la fois. La cartouche d'encre pouvant durer plus de 10 000 impressions !
En plus d'être plus esthétique et personnalisable à volonté, la qualité d'impression du tampon automatique est remarquable, ce qui en fait un outil approprié pour une utilisation professionnelle quotidienne et intensive.
➤ Le tampon dateur est l’un des plus utilisé par les administrations des entreprises. Son système de rotation permet le changement quotidien de jour, ce qui facilite l'identification des documents.
Les utilisations du tampon encreur en entreprise
Certaines pratiques administratives nécessitent de mettre en places des processus facilitant et rendant plus rapides la validation de documents concernant la réception d’une facture, d’une commande, de documents comptables, d’un document qualité, etc.
Les tampons encreurs servent à personnaliser n'importe quel document en fonction des besoins des utilisateurs car ils peuvent être conçus dans différentes formes ou tailles, avec l’insertion d'images ou de textes. Les tampons encreurs sont fondamentaux car ils facilitent la normalisation des documents et garantissent leur lisibilité.
Les tampons encreurs servent à personnaliser n'importe quel document en fonction des besoins des utilisateurs car ils peuvent être conçus dans différentes formes ou tailles, avec l’insertion d'images ou de textes. Les tampons encreurs sont fondamentaux car ils facilitent la normalisation des documents et garantissent leur lisibilité.
Donc, si vous recherchez un aspect pratique et standardisé dans vos routines d’entreprises, essayez les tampons encreurs pour :
1. Pour la certification des documents
Chaque entreprise a besoin d'un marquage graphique indiquant qu'un document a été validé. Par conséquent, le tampon en tant qu'outil de certification de documents est intéressant pour des structures juridiques ou des organisations plus bureaucratiques.
2. Pour l’identification des collaborateurs
Il est nécessaire d'identifier les personnes responsables de la révision d'un document particulier. Dans le cadre d’un processus interne à une entreprise, un document autorisant le démarrage d’un projet peut être estampillé par le directeur par exemple. Ainsi, le tampon est un outil utile en tant que moyen de communication et pour formaliser la signature d’un collaborateur.
3. Autorisation ou refus des demandes
Afin de rationaliser les processus de l'entreprise et d’éviter les doublons ou la mise en service de documents obsolètes, de nombreuses entreprises choisissent de créer des tampons d’autorisation et de refus. Ainsi, par un simple marquage, tous les employés d'une entreprise comprennent si un document, un produit ou un service est autorisé ou non par le responsable.
4. Réceptionner des produits
A chaque fois qu'un produit arrive dans une entreprise, il est d'usage qu'un l'employé tamponne le document en indiquant son nom, prénom et son poste, pour confirmer qu'il a bien reçu la totalité de la commande. Un tampon permet de valider plus rapidement la réception des commandes sans compromettre la productivité de l'employé.
5. Le tampon encreur en tant que cadeau d’affaires
Il est rare que les entreprises proposent des tampons comme cadeaux d’affaires, mais cela peut être une stratégie d’approche comme les autres pour votre entreprise. Vous pouvez personnaliser ce produit et l’envoyer par exemple à des sociétés partenaires ou des clients pour les aider dans leurs processus internes.
Quels paramètres prendre en compte pour choisir votre tampon encreur ?
➤ Pour une utilisation occasionnelle et économique : privilégiez les tampons encreurs en bois qui sont manuelles et le plus approprié pour ce type d’usage. Toutefois, ils ne sont pas très recommandés pour être transportés d'un endroit à l’autre car il y a un fort risque de fuite de l'encre présente dans le timbre.
➤ Pour une utilisation plus fréquente, précise et pratique : privilégiez les tampons encreurs automatiques pour une utilisation régulière, pour tamponner rapidement et avec précision de nombreux documents. Ce type de tampon est également pratique à transporter d'un endroit à l'autre sans fuite d’encre.
➤ Pour appliquer la date : si dans votre routine vous avez besoin d'un tampon qui marque le jour ou même l'heure ; par exemple pour indiquer l’heure de réception d’un colis, alors les tampons dateurs sont parfaits.
Notez que le meilleur tampon encreur sera celui qui répond à votre besoin actuel.
La plupart du temps, nous ne réalisons pas combien de temps nous perdons avec certaines tâches de notre vie quotidienne et combien nous pourrions faire plus rapidement si nous changions notre façon de faire. La nécessité d'écrire des données dans votre travail, telles que le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse, le numéro de téléphone, le numéro de téléphone, etc., entre autres informations de façon répétitive.
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