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Comment organiser une soirée d’entreprise inoubliable ?



Organiser un événement d'entreprise est un excellent moyen de souder une équipe, créer un climat de confiance, développer un esprit d'entreprise et un sentiment d'appartenance à une cause commune dans une atmosphère détendue. Pour que tout le monde, quel que soit l’âge ou le statut social, en profite pendant la soirée d'entreprise, il est très important de proposer un scénario intéressant. Et pour que les invités ne s'ennuient pas, proposez des jeux amusants et non des compétitions difficiles.

Les idées de soirées d’entreprises les plus populaires sont celles qui s'articulent autour d'un concept original, associant à la fois des éléments amusants et intelligents. En outre, la plupart des personnes sont naturellement curieuses et adorent apprendre de nouveaux faits et des informations intéressantes. Ainsi, chaque fois que le cas le permet, il est recommandé d’organiser une soirée d'entreprise mêlant à la fois curiosité, éléments festifs et informations utiles pour enrichir les connaissances des invités et les aider à profiter pleinement de leur soirée.

Voici quelques idées de thèmes pour animer une soirée d’entreprise :


◼ Le thème boisson : évoquez l’histoire des vins, les différentes bières du monde, etc.

◼ Le thème aliment : testez les différentes cuisines du monde, cuisine moléculaire, l’art de servir, les coutumes et rituels, etc.

◼ Les musiques et danses du monde : abordez l’histoire de certaines musiques, leurs pratiques, etc.

◼ Wild Wild West Party : amusez-vous dans une ambiance western avec beaucoup de bourbon et de musique country.

◼ Soirée culture japonaise : dégustez de la cuisine japonaise et organisez des démonstrations des arts japonais.

◼ Soirée d'arts graphiques : organisez des présentations de technologies d'impression, de peintures, de graphiques, de body painting, etc. 

◼ Soirée russe : organisez une soirée d’entreprise sur fond de vodka et de plats traditionnels russes et au son de chants russes mémorables.

◼ Nuit africaine : organisez des jeux de musique et de percussions, et proposez des devinettes chamaniques sur l'avenir de l'entreprise. 

◼ Une fête féérique : cette idée de soirée d’entreprise est réservée uniquement aux employés de l’entreprise, qui seront tous habillés en personnages de contes de fées, et participeront à beaucoup de jeux amusants. 

Lors de l’organisation d’une soirée d’entreprise, vous devez prendre en compte les besoins individuels de chacun (âge, sexe, préférences) et écouter les souhaits du personnel quant au choix de l’heure, des repas et des boissons, ainsi que du programme de la soirée. L’événement d’entreprise doit se dérouler dans une atmosphère agréable et confortable, afin que tous les participants puissent passer un très bon moment. Par conséquent, il est très important de discuter des détails avec vos collègues à l'avance et de prendre en compte l'opinion de la majorité. Avec un peu de créativité, il vous sera possible de concevoir une soirée d’entreprise inoubliable et enrichissante !

Tout en considérant l’idée d’organiser une soirée d’entreprise, une question se pose : « est-ce que vous devez organiser une soirée d’entreprise vous-même ou faire appel à un prestataire extérieur ? ».




Organiser la soirée d’entreprise soi-même ou faire appel à un prestataire ?

Le choix d’une agence en évènementiel va dépendre de votre budget et de la taille de l’entreprise, sachant que plus il y a d’employés conviés, plus l’organisation est complexe car il faut composer avec les traiteurs, la location de la salle, les accès au parking, l’organisation des activités, l’animation de soirée d’entreprise, etc.

En tenant compte de la difficulté à organiser des évènements d’entreprises, voici les conclusions auxquelles nous avons abouti :

1. Avez-vous ou non de l’expérience en organisation de soirée d’entreprise ?

Si vous planifiez d’organiser une soirée d’entreprise inoubliable et que vous n'avez ni expérience ni équipement, vous devez engager des professionnels. Un professionnel se chargera de vous livrer clé en main l’organisation de l’événement d’entreprise et se chargera des amuses bouches, des boissons, et il se chargera d’organiser les activités team building (activités qui seront conçues non seulement pour le plaisir des employés, mais aussi pour développer des compétences spécifiques ou résoudre des problèmes d’équipe spécifiques), il gérera l’animation et les divertissements (en impliquant parfois des artistes professionnels). L’agence en évènementiel pourra également gérer l’organisation de soirées d’entreprises plus officielles pour les employés (comme par exemple des dîners de gala, réceptions, cocktails, etc.), pour lesquelles le respect d'un protocole et d'un style vestimentaire est obligatoire.

2. Connaissez-vous bien le lieu où sera organisée la soirée d’entreprise ?

Si vous ne connaissez pas bien les lieux où l’événement sera prévu (en particulier dans différentes régions du pays ou à l’étranger), il vaut mieux ne pas improviser ! Des routes cassées, des équipements usés, des chambres trop froides ou trop chauffées, de la moisissure dans les salles de bain ou un service médiocre. De nombreuses causes peuvent impacter négativement votre événement et le rendre inoubliable dans le mauvais sens du terme. Si vous n'avez pas pu apprécier personnellement les lieux d’un événement, il est fortement recommandé de travailler avec des agences en évènementiel.

3. Pour externaliser l’organisation de la soirée d’entreprise, vous devez prévoir un budget

La question est de savoir combien vous coûtera votre événement d’entreprise par rapport à votre budget. Organiser une soirée d’entreprise a un coût qui peut être relativement élevé lorsqu’on prend en compte la combinaison des coûts de la salle, de la nourriture, des boissons, des divertissements (avec potentiellement des artistes professionnels et des petits cadeaux pour les invités). Par ailleurs, il apparaît que les frais de services de l'organisateur de l’événement seront compris entre 10 et 30% de votre budget. Mais au-delà de ces coûts, réfléchissez bien à la valeur ajoutée que peut vous apporter un professionnel.


Voici quelques avantages qu'une agence en évènementiel peut vous apporter :

- Des tarifs négociés pour de nombreux éléments de l'événement (repas, boissons, matériel, recrutement d’artistes, etc.) 

- Des services de qualité déjà testés : comme les organisateurs d’événements animent des soirées d’entreprises dans les hôtels et restaurants dans de nombreux pays, ils connaissent les particularités et les étrangetés de ces établissements. Cela vous évitera de mauvaises surprises.

- Des prix plus bas pour l'hébergement dans les hôtels et pour la location de salles de conférences en fonction du volume d’affaires que l’agence en évènementiel apporte à ces établissements.

Les différents rabais obtenus par l’intermédiaire d’une agence en événementiel dépendent beaucoup des spécificités de la soirée d’entreprise mais cela compense le prix que vous paierez pour leurs services.

4. Avez-vous beaucoup de temps à consacrer à l’organisation de votre soirée d’entreprise ?

L'un des atouts à l'embauche d'un organisateur d’événement est une économie de temps, d'efforts et de nerfs ! 

Créer une soirée d’entreprise inoubliable demande beaucoup de travail et cela prend beaucoup de temps. Si vous ne pouvez pas vous permettre de passer beaucoup de temps à organiser un événement d’entreprise, alors vous devez confier cette tâche à une autre personne qui saura s'occuper de l'organisation.

5. Organiser un événement d’entreprise impressionnant nécessite votre implication 

Ne pensez pas que confier l’organisation de votre événement d’entreprise à des professionnels qualifiés est une garantie pour réaliser une grande soirée. Si vous n'êtes pas activement impliqué dans l’organisation, l’organisateur ne pourra pas identifier précisément les besoins de votre entreprise ! Vous devez donc participer même si vous ne devez pas traiter tous les détails. 

L’agence en événementiel devrait connaître au minimum :

- Quelle est votre culture d'entreprise 

- Quels sont les objectifs spécifiques de l’événement 

- Qu’attendent les personnes qui assistent à la fête 

- Quels sont les scénarios préférés (faut-il organiser un événement strictement formel ou une fête débridée) 



Le mot de la fin

L’organisation d’une soirée d’entreprise peut être confiée à une agence en événementiel ou être organisée par vous-même. Toutefois, cela nécessite un investissement important en temps et beaucoup d’efforts pour réaliser les trois étapes suivantes :

1. La préparation de la soirée d’entreprise 

A ce stade, vous définissez les objectifs de l'événement, déterminez son ampleur, estimez le budget. Ensuite, vous sélectionnez le thème général de la soirée, développez un script, un programme détaillé et un plan d’action. Il est important d’assurer un équilibre adéquat entre le divertissement et les activités intelligentes pour rendre l’événement intéressant. Après cela, prenez soin de réserver le lieu de l’évènement, d’inviter les participants, les formateurs, les animateurs et de rassembler le matériel. Réservez l’hébergement, les transports des participants, la restauration, la sécurité des invités, etc.

2. Lancez l’événement d’entreprise 
À ce stade, mettez en œuvre l’événement lui-même : assurez l’animation, le divertissement, la gestion des participants, la logistique, les groupes de travail, etc.

3. La phase post événement

Après cette soirée d’entreprise inoubliable, transmettez les vidéos et photos aux participants. De même, la publication des photos de l'événement sur le site officiel de l’entreprise et sur les pages des réseaux sociaux donnera une image positive de l’entreprise.

Une fête d'entreprise bien conçue est plus qu'un passe-temps, c'est une excellente occasion de remercier le personnel pour sa contribution au résultat de l’entreprise. Evaluez objectivement vos capacités à organiser un tel événement vous-même, autrement, déléguez cette tâche à une agence en évènementiel.





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