Effectuer un bilan d'entreprise, c'est examiner en détail, analyser et vérifier des registres comptables et des transactions. Le processus du bilan implique l'inspection physique des documents, mais pas uniquement. Cela consiste aussi à comparer les enregistrements comptables et les transactions afin de confirmer l'exactitude des chiffres enregistrés. Lorsque vous vous préparez à un audit, vous devez effectuer une contre-vérification. Assurez-vous également que tous les documents de transaction sont en ordre. Cela inclut les carnets de chèques, les factures d'achat, les reçus de vente, les pièces justificatives, les relevés bancaires, les déclarations fiscales, les registres de petite caisse et les registres d'inventaire. Dans cet article, découvrez plus en détail le déroulement d'un bilan d'entreprise.
Bilan d'entreprise : confier la mission à un expert-comptable
L'expert-comptable utilise ses compétences en matière de comptabilité, d'audit et d'investigation pour examiner les finances d'un individu ou d'une entreprise. Il fournit une analyse comptable qui peut être notamment utilisée dans le cadre d'une procédure judiciaire. Les experts-comptables sont formés pour voir au-delà des chiffres et traiter la réalité commerciale d'une situation. L'expertise comptable est fréquemment utilisée dans les affaires de fraude et de détournement de fonds pour expliquer la nature d'un crime financier au tribunal.
L'expert-comptable analyse, interprète et résume des questions financières et commerciales complexes. Il peut être employé par des compagnies d'assurance, des banques, des forces de police, des agences gouvernementales ou des cabinets d'expertise comptable. Il compile les preuves financières, développe des applications informatiques pour gérer les informations recueillies et communique ses conclusions sous forme de rapports ou de présentations.
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Les différentes étapes du bilan d'entreprise effectué par un expert-comptable
Bien que chaque projet de bilan soit unique, le processus d'audit est similaire pour la plupart des missions. Il se compose normalement de quatre étapes : la planification (parfois appelée enquête ou examen préliminaire), le travail sur le terrain, le rapport de bilan et l'examen de suivi. Comme dans tout projet spécial, un bilan peut entraîner une certaine perte de temps par rapport à la routine habituelle de votre service. L'un des principaux objectifs est de minimiser ce temps en déléguant cette tâche et d'éviter de perturber les activités en cours. Vous trouverez ci-dessous un exemple d'organigramme du processus qui pourra vous être utile.
La planification
Au cours de la partie planification du bilan, l'auditeur :
- informe le client de l'audit
- discute de la portée et des objectifs de l'examen lors d'une réunion officielle avec la direction de l'organisation
- recueille des informations sur les processus importants
- évalue les contrôles existants
- planifie les étapes restantes de l'audit
La lettre d'annonce
Vous devez informer vos employés du bilan par une lettre d'annonce ou de mission du directeur de l'audit interne. Cette lettre communique la portée et les objectifs du bilan. Elle informe également les employés sur les auditeurs affectés au projet et leur fournit d'autres informations pertinentes.
La réunion initiale
Au cours de cette réunion de conférence initiale, vous allez décrire l'unité ou le système à examiner, l'organisation de votre entreprise et les ressources disponibles (personnel, installations, équipement, fonds). À cela s'ajoutent d'autres informations jugées pertinentes. L'auditeur interne rencontre l'agent supérieur directement responsable de l'unité examinée et tout membre du personnel qu'il souhaite inclure. Il est important d'identifier les questions ou les domaines de préoccupation particulière qui doivent être abordés.
L'enquête préliminaire
Dans cette phase, l'auditeur recueille des informations pertinentes sur l'unité afin d'obtenir une vue d'ensemble des opérations. Il s'entretient avec le personnel-clé et examine les rapports, les dossiers ainsi que les autres sources d'information nécessaire à sa future analyse.
L'examen du contrôle interne
L'auditeur examine la structure de contrôle interne de l'unité. Il s'agit d'un processus qui prend généralement beaucoup de temps. Pour ce faire, il utilise une variété d'outils et de techniques pour recueillir et analyser des informations sur l'opération. L'examen des contrôles internes aide l'auditeur à déterminer les domaines présentant les risques les plus élevés et à concevoir les tests à effectuer dans le cadre du travail sur le terrain.
Le programme de bilan
La préparation du programme de bilan conclut la phase d'examen préliminaire. Ce programme décrit les travaux sur le terrain nécessaires pour atteindre les objectifs du bilan.
Le travail sur le terrain
Le travail sur le terrain se concentre sur les tests des transactions et les communications informelles. C'est au cours de cette phase que l'auditeur détermine si les contrôles identifiés lors de l'examen préliminaire fonctionnent correctement et de la manière décrite par le client. La phase de travail sur le terrain se termine par une liste de constatations importantes à partir desquelles l'auditeur prépare un projet de rapport d'audit.
Après avoir effectué l'examen préliminaire, l'auditeur met en œuvre les procédures prévues dans le programme d'audit. Ces procédures testent généralement les principaux contrôles internes, ainsi que l'exactitude et la régularité des transactions. Diverses techniques, dont l'échantillonnage, sont utilisées au cours de la phase de travail sur le terrain.
Les conseils et les communications informelles
Au fur et à mesure que le travail sur le terrain progresse, l'auditeur discutera avec vous de toute constatation importante. N'hésitez pas à lui donner votre point de vue et à collaborer avec lui pour déterminer la meilleure façon de résoudre les problèmes constatés. En général, ces communications sont orales. Toutefois, dans les situations plus complexes, des mémos et des courriels sont rédigés afin d'assurer une compréhension totale par le client et l'auditeur.
Le résumé du bilan
Une fois le travail sur le terrain terminé, l'auditeur résume les constatations, les conclusions et les recommandations nécessaires à l'élaboration du projet de rapport de bilan.
Les documents de travail
Les documents de travail sont un outil essentiel pour l'auditeur interne. Ils constituent le support de l'opinion d'audit. Ils relient les documents comptables et les données financières du client à l'opinion de l'auditeur. Ils sont complets et remplissent de nombreuses fonctions.
Le rapport de bilan
Le rapport final est le principal résultat de l'audit interne. Dans ce rapport, l'expert de l'audit interne exprime son opinion, présente les résultats de l'audit et discute des recommandations d'amélioration. Pour faciliter la communication et s'assurer que les recommandations présentées dans le rapport final soient pratiques, l'auditeur interne discute de l'avant-projet avec le client avant de publier le rapport final.
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