La révolution digitale est en marche et touche tous les secteurs d'activité. Quel que soit le domaine dans lequel vous exercez, vous devez intégrer les technologies numériques aux processus dans votre entreprise. Cela est indispensable pour rester compétitif sur votre segment de marché. Les enjeux de la numérisation des services dans les entreprises sont divers. Ils sont si importants qu'ils sont susceptibles d'amener certaines structures à s'imposer sur le marché et d'autres, à disparaître. Pour tirer le meilleur parti de la transformation digitale, le recours à certains outils et services est incontournable.
Enjeux de la digitalisation des processus
Les enjeux de l'automatisation des processus dans une entreprise couvrent plusieurs aspects.
La durée des processus
L'un des enjeux les plus remarquables de la transformation digitale en entreprise, c'est la durée des processus. L'automatisation de certaines tâches permet de gagner du temps. Vous n'êtes pas sans savoir que certaines opérations comme la saisie de document sont assez chronophages. Un outil numérique qui permet de les réaliser vous sera donc d'une grande utilité. En clair, la durée des processus sera réduite et les employés commis à ces tâches pourront se concentrer sur des activités plus productives.
L'accès à de nouveaux marchés
La digitalisation des processus dans votre entreprise a, entre autres, pour enjeux l'ouverture à de nouveaux marchés. Les habitudes des consommateurs de cessent de changer au gré des évolutions technologiques. Et vous devez adapter vos produits ou services à ces changements. La transformation digitale vous permet d'accéder au marché international par exemple. Notez que de nombreux éditeurs comme Blueway se positionnent sur la digitalisation des processus, avec des solutions diverses.
Le changement des modalités de la relation client
Le service clientèle est au cœur de la transformation digitale dans les entreprises. L'enjeu de la digitalisation est de mettre l'entreprise constamment à l'écoute du client et de lui offrir une assistance personnalisée. Le changement des modalités de la relation client peut en revanche ‘‘déshumaniser'' le lien entre une entreprise et ses clients. Pour la numérisation du service client de votre entreprise, ne perdez pas de vue le facteur humain.
La modification des stratégies de communication
La digitalisation des processus dans une entreprise a pour effet la réorientation de la communication. Une fois certains postes digitalisés, il s'ensuit la modification des stratégies de communication. La numérisation vous offre la possibilité de vous passer des canaux de communication traditionnels (presse papier, télévision, radio, etc.). Cela vous permet également de communiquer à moindre coût. En contrepartie, vous devez vous rendre très visible en ligne grâce à des outils numériques.
L'externalisation
L'externalisation de certains services favorise la transformation digitale des entreprises. Il s'agit en même temps d'un enjeu majeur de la digitalisation. Quels sont les avantages probants de l'externalisation ? Quels services externaliser ? À quelle entreprise digitale les confier ? Quel est le coût de l'externalisation ? Ce sont là quelques-unes des questions que vous devez vous poser avant d'entreprendre l'externalisation de postes.
Quelques solutions pour la digitalisation en entreprise
Diverses solutions sont disponibles pour digitaliser les processus en entreprise.
La numérisation de documents
La numérisation de documents fait partie des moyens les plus simples pour mettre le digital au service de votre entreprise. Cette solution vous permet non seulement de gagner du temps, mais également de faire des économies. En rendant numériques différents documents (devis, factures, contrats, etc.), vous éviterez l'usage du papier qui a un coût financier et environnemental non négligeable. Aussi, vous pouvez conclure plus rapidement vos processus de vente grâce à l'envoi de devis numériques par exemple. En outre, il vous sera plus facile d'archiver des documents numériques que ceux en papier.
Le stockage en ligne
Le stockage de données numériques est aujourd'hui un indispensable pour les entreprises. Pour assurer la sécurité des données, plusieurs entreprises se sont spécialisées dans le stockage en ligne. Grâce à elles, vous n'aurez pas à craindre les risques de piratage, de vol et de détournement de données. Le stockage en ligne vous permet d'ailleurs de vous conformer au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Cela facilite également le travail à distance qui est de plus en plus adopté.
L'usage de suites collaboratives
Vous pouvez digitaliser des processus dans votre entreprise en utilisant des suites collaboratives. Ces dernières sont développées pour favoriser le travail collaboratif. Vous pouvez les mettre à profit pour organiser le travail entre plusieurs collaborateurs se retrouvant à divers endroits du globe. Avec un outil comme Google Workspace, par exemple, vous pouvez :
- partager des documents ;
- tenir des réunions ;
- exécuter des tâches avec des partenaires et collaborateurs à travers le monde.
De même, vous pouvez utiliser Microsoft Office 365, Trello ou des suites collaboratives Open Source.
L'intranet
L'intranet permet à une entreprise de disposer d'un réseau informatique interne propre à elle. Ce concept est connu depuis une vingtaine d'années. Mais pour en faire une solution digitale, tournez-vous vers une plateforme intranet complète. Il existe des agences qui proposent des services ou plateformes de cloud permettant de créer un espace pour le travail collaboratif. Sur une plateforme d'intranet complète, vous pouvez centraliser les outils de communication, d'administration et de gestion de projets.
L'IA au service du recrutement
L'IA (Intelligence Artificielle) est à prendre en compte pour la transformation numérique de votre entreprise. Divers outils digitaux de gestion sont disponibles pour mettre l'IA au service du recrutement, par exemple. En se basant sur des indicateurs, ils déterminent les candidats qui ont le profil idéal. L'usage de ce type d'outils vous dispense de recourir à une agence de recrutement, vous permettant alors de faire des économies et de gagner du temps.
Les outils de CRM
Comme évoqué plus haut, l'un des enjeux de la digitalisation des processus en entreprise a rapport à la relation client. Le CRM (Customer Relationship Management) est une solution qui s'offre à vous pour utiliser les technologies numériques en faveur de l'amélioration du service clientèle. Les logiciels ou applications CMR centralisent les données des clients et permettent de les analyser. À terme, ils aident à mieux connaître chaque client en vue de lui proposer des offres personnalisées.
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