Pourquoi les entreprises devraient elles se préoccuper autant de la destruction sécurisée de leurs documents ?
Les documents sont des supports qui contiennent des informations importantes et qui, dans certains cas, sont confidentielles. Quelles que soient leurs caractéristiques, ces informations doivent être détruites de manière sécurisée.
La destruction effective de la documentation d’une entreprise, en particulier lorsqu'elle contient des données personnelles, est une tâche qui, si elle n'est pas effectuée correctement, peut entraîner une violation de la loi sur la protection des données (RGPD) et engendrer des sanctions financières.
La réglementation RGPD vous oblige dans certains cas à l'élimination définitive de la documentation contenant des informations confidentielles sans que ces documents ne soient jetés directement à la poubelle ou déchirés. Quelles méthodes sont les plus efficaces pour détruire la documentation papier en toute sécurité et dans le cadre de la Loi ?
Comment effectuer une destruction d'archives d'entreprises ?
L'élimination des documents consiste en la destruction de documents ayant déjà atteint leur durée de conservation et n'ayant aucune valeur secondaire. Le but de la destruction d'archives est d'éviter leur accumulation inutile dans les locaux de l'entreprise, en réduisant les dépenses en ressources humaines et matérielles. La destruction d'archives fait suite à l'évaluation de l'utilité de ces documents et ne peut avoir lieu qu'après l'application d'un tableau de temporalité des documents de l'entreprise.
Il est important de comprendre que la destruction de documents ne consiste pas simplement à les froisser et à les jeter à la poubelle, ou simplement à les mettre dans une déchiqueteuse. Détruire un document demande beaucoup de responsabilités, quel que soit son niveau d'importance.
Toutes les entreprises ont tendance à avoir leurs propres fichiers et à les garder « sous clé », ce qui signifie à quel point les documents leur sont précieux. C'est pourquoi, il est important de sécuriser les informations jusqu'à ce qu'elles soient détruites. Dans les entreprises, de nombreux documents sont considérés comme confidentiels, c'est pourquoi ils ne peuvent pas être jetés dans la corbeille à papier. Une procédure de destruction spéciale est requise.
Certaines entreprises peuvent s'engager à détruire vos archives d'entreprise pour vous. On citera par exemple, la société SGA. Cette entreprise réalise un travail innovant, différencié et d'une grande fiabilité pour la destruction d'archives. La société effectue :
- Des destructions d'archives strictes tout en respectant les exigences de confidentialité
- Assure la sécurité dans le processus de destruction de bout en bout
- Opère selon des processus bien définis pour les travaux récurrents ou ponctuels
- Propose une flexibilité pour les destructions d'archives personnalisées
Comment se déroule la destruction sécurisée d'archives ?
Chaque entreprise a des processus de conservation des documents bien établis et au fil des années, l'accumulation de ces documents dans l'entreprise atteint un tel niveau d’encombrement qu'à un moment donné il faut les détruire, et cela en toute sécurité.
La destruction des archives d'entreprise est effectuée très sérieusement pour servir les entreprises qui ont des dossiers stockés dans leurs locaux, et qui ont fréquemment besoin de détruire des documents de manière sécurisée pour libérer de l'espace. Voici comment cela se passe :
- Préparation : l'entreprise installe dans les locaux de l'entreprise un conteneur pour l'élimination et le conditionnement des documents à détruire.
- Verrouillage : le conteneur est livrée verrouillée et les clés restent en possession du prestataire, donc personne ne peut accéder à ce qui a été jeté.
- Retrait : lorsque le conteneur est rempli, l'entreprise cliente demande son retrait ou demande une destruction sur place.
- Destruction : dans cette phase, les conteneurs sont collectés, les documents sont détruits et le prestataire délivre un procès-verbal de destruction d'archives avec un listing de l'intégralité des dossiers qui ont détruits.
Ce procédé de destruction d'archives génère plusieurs avantages pour l'entreprise, tels que la libération de l'espace physique, induisant une rapidité dans la recherche d'informations, un gain de temps pour les activités opérationnelles, l'efficacité dans les pratiques de gestion des dossiers et bien d'autres avantages.
Pourquoi est-il important de faire appel à une entreprise spécialisée pour détruire des archives d'entreprises ?
De nombreuses destructions se font par incinération ou broyage. Le concassage est également courant et peut se faire en externe ou en interne via une entreprise spécialisée, selon le volume à détruire et le niveau de sécurité.
La destruction d'archives s'inscrit dans la continuité de la conservation des documents et de leur cycle de vie. Pour cette raison, il est essentiel de gérer le flux de documents de manière sécurisée.
Choisir une entreprise qui a de l'expérience et qui fonctionne de manière efficace et fiable n'est pas une tâche facile. En outre, il est essentiel que l'entreprise sous-traitante pour un service de ce type garantisse la sécurité de la documentation dans son transport, ainsi que sa destruction ultérieure et, surtout, la confidentialité tout au long du processus de destruction. La norme européenne EN 15713 : 2010 donne les recommandations et les exigences pour garantir les bonnes pratiques en matière de destruction de matériel confidentiel.
Ces exigences sont :
- Détenir une certification à la norme EN 15713 : 2010
- Disposer d’installations propres et appropriées
- Avoir un personnel qualifié
- Assurer un ramassage et transport en toute sécurité des documents
- Assurer la réception, rétention, destruction, confidentialité et sécurité du processus
- Etablir des certificats conformes de destruction d'archives, selon le modèle suivant : Exemple de modèle de certification de destruction des archives publiques
Avantages de l'externalisation de la destruction d'archives d'entreprises
- Gain de temps significatif
- Garantie la conformité aux RGPD
- Gain de place rapidement
- Cela a un coût, même s'il n'est pas très élevé
Le mot de la fin :
Comprenez que la destruction sécurisée de vos documents est une action qui doit être traitée de manière consciencieuse. Au fil du temps, le stockage des documents commence à surcharger l'espace physique de l'entreprise. Des pièces entières (voire des étages) sont réservées à cet effet. Souvent, ces espaces n'ont pas les conditions nécessaires pour un archivage correct. Ainsi, la destruction d'archives d'entreprises est généralement accueillie comme un acte libérateur d’espace. Choisir une entreprise certifiée, c'est s'assurer que le service de destruction de documents confidentiels satisfera à toutes les exigences de normes techniques auxquelles l’entreprise doit se conformer pour favoriser la sécurité des données, jusqu’à leur destruction complète.
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