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Comment réaliser un message d'accueil téléphonique de qualité professionnelle ?



L'accueil téléphonique reflète une image que vos clients retiennent de l'entreprise. Ce premier contact doit pouvoir les mettre à l'aise, et vous aider à faire bonne impression. À une époque où les mails et les discussions instantanées sont les modèles d'échanges les plus courants, le bon vieux téléphone offre une solution classique et professionnelle.

Message d'accueil téléphonique : un outil de contact à part entière

Votre accueil téléphonique est le premier outil de contact qui vous lie à votre clientèle ou à vos partenaires. Le soin que vous accordez à ces premières minutes d'échanges définira votre niveau de professionnalisme.

Le message d'accueil téléphonique doit à la fois être concis et agréable à l'écoute. En effet, ce message incite les marques et les entreprises à faire appel à des professionnels pour établir une identité sonore correspondant à leurs activités.

Cette précaution sera à envisager si vous avez de peu de connaissances concernant les normes d'accueil. Ces entreprises se spécialisent dans l'accompagnement des professionnels, que ce soit pour la mise en place d'un message standard, ou pour celle de messages d'attente et de répondeurs. Ces solutions vous assurent une qualité de service tournée vers la satisfaction de vos correspondants.


Informer et diriger grâce au message d'accueil téléphonique

L'accueil téléphonique est un poste phare auquel vos correspondants s'adressent pour obtenir diverses informations. Dès les premières secondes, votre message d'accueil doit confirmer l'identité de votre entreprise.

Il est important d'utiliser le bon vocabulaire pour le renseigner et le diriger sans perdre de temps. Le rôle de l'accueil téléphonique sera aussi de rassurer par rapport à la disponibilité d'un service, d'un contact ou d'un produit. La qualité de votre message d'accueil reposera aussi sur sa capacité à passer par les filtres naturels entre le réceptionniste et celui qui reçoit le message.

Plusieurs éléments peuvent influencer la perception des messages. Des consignes aux comparaisons d'information, en passant par l'attention que la personne apporte au message. Un message d'accueil mal exploité peut dénaturer les informations. Pour les optimiser, le niveau d'articulation, le choix du vocabulaire, ou encore le ton choisi seront des éléments déterminants.

Message d'accueil en entreprise : la force des mots

Les mots que vous utiliserez dans vos messages d'accueil téléphoniques ne devront pas être choisis au hasard. Le vocabulaire requis ne sera pas le même que celui du répondeur familial que vous avez à la maison.

Votre objectif est aussi bien de mettre vos correspondants à l'aise que d'offrir une image positive de votre entreprise. Les formations négatives sont à bannir : votre modèle de communication doit exploiter des tournures élégantes, tout en préservant un service optimisé.

Opter pour une prise de contact personnalisée facilite aussi les interactions. Cette approche vous permet de valoriser l'intérêt de la personne à l'autre bout du fil ou d'accélérer le traitement de ses demandes. L'accueil téléphonique doit aussi pouvoir vous aider à mieux assimiler une requête mal exprimée et les régler plus rapidement. Il doit aussi rassurer, proposer une écoute active et réactive, et faciliter le transfert d'appel vers les correspondants finaux.





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