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La gestion des notes de frais en entreprise



La note de frais est un document qui permet à un salarié de se faire rembourser les frais professionnels qu'il a engagés pour le compte de son employeur dans le cadre de l'exercice de ses fonctions. Elle prend souvent la forme d'un fichier rempli par le salarié et qu'il remet à son employeur. Très souvent, il s'agit de frais de déplacement, frais de restauration, frais de logement ou tout autre frais engagés durant une mission. La gestion de ces notes de frais concerne donc la plupart des entreprises. Quand ces notes deviennent volumineuses, leur gestion peut s'avérer délicate.

Les différents types de notes de frais

Pour réussir à bien gérer les notes de frais, il faut que tous les employés de l'entreprise aient le même modèle de note de frais, au risque que surviennent des problèmes de remboursement. Il existe principalement deux types de notes de frais : les notes de frais kilométriques, et les notes de frais classiques.

Les notes de frais kilométriques concernent les dépenses liées aux déplacements de l'employé avec son véhicule personnel dans le cadre de l'exercice de ses fonctions. Le montant des frais kilométriques est calculé en fonction d'un barème fiscal et le salarié peut obtenir un remboursement s'il produit ce justificatif. Les notes de frais kilométriques prennent en compte les frais d'usure et d'entretien du véhicule, les frais d'assurance et les frais de carburation. Il faut préciser que le trajet du domicile du salarié à son lieu de travail ne compte pas dans les notes de frais kilométriques.

Les notes de frais classiques concernent les autres types de dépenses effectuées dans le cadre professionnel. Pour ces frais, le salarié n'aura qu'à fournir le montant de tous les frais et le nom des fournisseurs ou prestataires.
Quand l'employeur accepte les notes de frais, ils sont ajoutés aux documents comptables de l'entreprise.


Les modèles de note de frais

Les notes de frais constituent un fichier qui doit être rempli par l'employé, et il convient que tous les employés d'une entreprise aient le même modèle de note de frais. Pour qu'une note de frais soit valide, elle doit comporter certaines mentions importantes. On peut citer :
  • les nom et prénoms de l'employé,
  • le numéro de téléphone,
  • le mail,
  • l'adresse de l'entreprise,
  • la date de la demande de remboursement,
  • la date de réponse,
  • le montant de la dépense,
  • la nature de la dépense,
  • le moyen de paiement.

Sans ces mentions, la note de frais est irrecevable.

Par ailleurs, il est nécessaire de donner le plus de détails possible concernant les dépenses d'hébergement et de restauration, ainsi que les frais kilométriques. En ce sens justement, une note de frais doit toujours être accompagnée des justificatifs des dépenses indiquées.

En mettant un modèle de note de frais préétabli à la disposition des employés, l'entreprise se facilite la gestion des notes. Idéalement, ce modèle pourrait même être numérisé, avant d'être accessible à tous les employés à tout moment.




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