Vous êtes un professionnel et souhaitez organiser un évènement d’entreprise ? Choisir une salle pour les événements d'entreprises peut être laborieux, en plus de toute la planification que vous devez faire, vous devez vérifier :
- Combien de personnes la salle de séminaire peut contenir
- Si la climatisation et autres équipements fonctionnent bien
- Si la logistique ne pose pas de problème…
Cependant, le temps vous manque et vous souhaitez louer au plus vite une salle pour organiser votre évènement d'entreprise. Heureusement, il existe des sites web spécialisés dans la location de salles de séminaires comme aleou.fr qui est un annuaire qui répertorie toutes les salles de séminaires en France. Le site web propose également une liste de prestataires utiles lors de l’organisation d’un séminaire. Avoir une structure complète et un service différencié fait toute la différence dans le résultat final. Donc évaluez soigneusement toutes les étapes de l'événement pour vous assurer du meilleur choix entre les différents lieux d'événements d'entreprises et prestataires.
Comment choisir votre salle de séminaire ?
Différents types d'événements répondent à différents objectifs. Un événement d'entreprise n'est pas la même chose qu'un mariage, un baptême, une réunion ou une convention. Chacun d'eux a des caractéristiques particulières et des besoins différents. Par conséquent, pour la location salle de séminaire, un certain nombre de facteurs doivent être pris en compte avant de choisir l'espace où aura lieu l'évènement.
Prendre en compte les caractéristiques du public permet de louer le bon espace pour un événement afin de répondre à leurs attentes. Le choix du lieu aura également un impact sur d'autres éléments, comme la restauration et l'expérience des participants.
Lors d'un évènement, les membres de la direction seront plus exigeants qu'un groupe d'entrepreneurs faisant du réseautage, par exemple. Il est également important d'être ouvert aux modifications de dates car à certaines périodes de l'année, certains endroits seront plus chers que d'autres. En tant qu'hôte, vous devez être prêt à augmenter le budget si nécessaire ou à modifier le jour de l'évènement.
Le lieu que vous choisissez doit répondre au concept de l’événement, à ses objectifs et à ses besoins. Pour cela, créez une liste qui comprend le nombre d'invités, le type d’événement souhaité, l'infrastructure nécessaire, les activités à réaliser, les services dont vous avez besoin et vos besoins en équipement. Avec cela, vous aurez une base pour définir ce dont vous avez besoin. Par exemple, pour organiser une conférence ou un séminaire d'entreprise, vous pouvez avoir besoin d'un écran de projection.
Les types de lieux pour organiser un événement d'entreprise sont très divers. Voici les options les plus fréquentes.
Les différents types de lieux pour organiser des événements d'entreprises
Les professionnels comprennent à quel point il peut être difficile de trouver la bonne salle de séminaire. Chaque type d'événement, même chaque public, nécessitera un environnement différent. Cela correspondra au thème et à l'atmosphère que vous souhaitez créer. Mais tout le monde ne comprend pas les caractéristiques minimales qu'un espace doit proposer. C'est pourquoi, vous trouverez ci-dessous des conseils pour choisir la bonne salle de séminaire en fonction du type d'évènement recherché.
Les centres de congrès
Les centres de congrès sont spacieux et peuvent accueillir un grand nombre de personnes. Ils disposent également de l'infrastructure appropriée au cas où vous auriez besoin d'installer une zone de réception, de livraison de matériel, etc. Etant conçus pour ce type d'événement, il est fort probable qu'ils disposeront d'un podium et d'un équipement audiovisuel. Cependant, certains lieux vous demanderont d'installer votre propre équipement.
Les centres de congrès ont également leur propre parking, mais pas d'hébergement. Ce détail est important si des personnes viennent d'autres villes. Les types d'événements qui peuvent être organisés dans les centres de congrès sont : les séminaires d’entreprises, les réunions, les foires, événements spéciaux, expositions et conventions.
Location de centres de conférence
Ceux-ci sont similaires aux centres de congrès. La différence est que certains centres de conférence offrent un hébergement. Ils sont disponibles pour une grande variété d'activités telles que les lancements de produits, les conférences de presse, les cérémonies de remise de prix, les événements caritatifs, etc.
Location d'hôtels et restaurants
Les hôtels et les restaurants sont les meilleurs lieux pour les fêtes d'entreprise, les conférences de presse et les événements spéciaux. Il est conseillé de se renseigner sur les dimensions du lieu et de visiter le lieu à l'avance. Cela garantit qu'il y a suffisamment d'espace pour le nombre d'invités.
Dans le cas des hôtels, il y a des disponibilités d'hébergement. Vous devez vous assurer des autres services disponibles tels que la présence d'un parking ou un service de restauration.
Location de lieux informels (chapelle, châteaux, bateaux…)
Si vous cherchez à vous détendre avec vos invités, les lieux insolites sont idéaux pour des événements informels tels que les team building entre autres types d'événements.
Autres éléments à prendre en compte pour la location d'une salle de séminaire
Les informations ci-dessus vous donne déjà une idée du type de salle de séminaire à rechercher pour votre prochain événement. Vous devez également prendre en considérations d’autres éléments qui sont également importants pour choisir l'endroit parfait.
L’emplacement
La salle que vous choisissez doit être proche du lieu où se trouvent les participants. Si ce n'est pas possible, il devrait au moins y avoir des transports publics et un parking. De cette façon, vous vous assurez que les invités assistent à l'événement et n’annule pas à la dernière minute.
La décoration de la salle
La décoration des lieux est souvent oubliée. Les organisateurs sont plus concentrés sur la recherche d'un lieu aux bonnes dimensions, et prêtent peu d’attention à l'architecture et à la décoration de la salle. Cependant, ce point est également important. Le style du lieu doit être en accord avec le message que vous souhaitez véhiculer. De plus, l'atmosphère influencera la perception que les invités auront de l’événement.
Les places de parking
Les invités voudront probablement se rendre seuls à l'événement. Cela vous oblige à réfléchir aux options de stationnement. Toutes les salles pour organiser un séminaire d’entreprise n’incluent pas ce service, une solution doit donc être trouvée. Vous pouvez penser à plusieurs options :
- Réserver quelques places de parking dans un parking à proximité
- Proposer un transport qui emmène les invités sur le lieu du séminaire
- Louer un service de voiturage
Services et commodités
Lorsque vous vous préparez à louer des salles de séminaires, vous vous rendrez compte que tous n'offrent pas les mêmes services. C'est l'une des raisons pour lesquelles vous devriez visiter plusieurs salles jusqu'à ce que vous trouviez la salle de séminaire qui vous convient le mieux.
Certains lieux peuvent facturer la restauration, du personnel, des tables et des chaises ou des équipements. Ces éléments peuvent être déterminants dans votre budget car ils peuvent augmenter la facture.
Enfin, si votre événement nécessite du matériel audiovisuel, renseignez-vous si la salle en possède ou si vous devez apporter le vôtre.
Le mot de la fin :
La salle de séminaire doit être adaptée au type d'activité que vous allez faire pendant l'événement. Localisez les endroits qui répondent à vous vos exigences minimales. Visitez les salles de séminaires qui vous intéressent pour votre événement d’entreprise. Il est également important de prendre en compte des aspects tels que l'acoustique et la fluidité du lieu pour la circulation des personnes, le type de lumière, la présence de colonnes qui bloquent la vue, etc.
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