Choisir la bonne salle de conférence est un véritable défi car cette décision a une grande influence sur la réussite d’un évènement. Plusieurs paramètres donc sont à prendre en compte pour trouver le lieu idéal pour votre conférence.
La capacité et dimensions de la salle de conférence
Pensez au nombre de personnes qui participeront à la conférence, de cette façon, il sera plus facile de déterminer les dimensions appropriées de la salle. Vérifiez la disposition de la pièce et si elle peut être modifiée si nécessaire.
Vous ne voulez certainement pas entasser les participants et les mettre mal à l'aise. En revanche, une grande salle vide peut donner l'impression que votre événement n'est pas très populaire. Par exemple, si une conférence doit être suivie par 300 participants ou plus, la salle doit accueillir confortablement 350 à 400 personnes. Grâce à cela, la salle de conférence peut facilement accueillir des invités supplémentaires qui apparaîtront et s'inscriront à la dernière minute.
La conférence exige-t-elle que tous les participants se réunissent en un seul endroit ou en plusieurs ? L'interaction avec les participants est-il un élément clé de l'événement ? La capacité de la salle est donc cruciale.
Trouver une salle de conférence en quelques clics ?
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- Entrez la région, la ville ou l'adresse, puis validez l'emplacement souhaité.
- Choisissez une catégorie parmi les différentes salles et filtrez votre espace en fonction du nombre de participants, le type d’événement ou le matériel.
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Le système de réservation est conçu pour vous offrir le bon espace, au bon endroit, au bon prix. Cela vous permet de planifier votre événement en toute confiance.
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Qu'est-ce qui est inclus dans les frais de location de votre salle de conférence ?
Les options de votre salle de conférence.
Avant de signer le contrat de location de la salle, demandez au gestionnaire quels équipements sont inclus dans le prix.
La salle de conférence moderne offre les équipements nécessaires tels que l'éclairage, les haut-parleurs, les microphones, l'équipement vidéo, les projecteurs et les tableaux interactifs. En conséquence, les orateurs peuvent présenter leur présentation plus facilement.
Avec des options de personnalisation flexibles, vous pouvez choisir des extras en option tels que des horaires flexibles, du mobilier, des stylos et tout l'équipement pour votre événement. Non seulement vous économiserez beaucoup, mais vous vous épargnerez également beaucoup de problèmes en évitant de rechercher des fournisseurs externes. Demandez également des précisions sur la restauration si vous souhaitez fournir des rafraîchissements lors d'une conférence ou planifier un buffet en soirée pour les participants. Votre salle de conférence peut être équipée de ce dont vous avez besoin pour une événement réussi.
Enfin vérifiez si le centre de conférence offre un support technique pendant la conférence car les problèmes de vidéoprojecteurs ou de microphones défaillants peuvent être fréquents et vous porter préjudice.
Un emplacement pratique pour les participants
Le lieu de l'événement est l'un des facteurs les plus importants à prendre en compte lors de sa planification. Au moment de décider de s'inscrire, les participants potentiels tiendront toujours compte les frais de déplacement et l'accès pratique. Lorsque vous recherchez une salle de conférence, faites attention à la distance du centre, des hôtels, des gares ferroviaires et routières. Vérifiez s'il y a un grand parking en face de la salle de conférence. Et vérifiez si les participants peuvent utiliser les places de parking gratuitement.
Le wifi gratuit
C’est un élément souvent oublié lors de la recherche d’une salle de conférence. Une connexion standard peut ne pas être suffisante pour prendre en charge les connexion Internet de tous les participants de la conférence. Alors vous pouvez demander un signal WiFi dédié à vos invités. La plupart des lieux de conférences auront une connexion dédiée mais vous devez vous en assurer. La vitesse d'Internet joue un rôle très important, surtout si vous prévoyez de diffuser des vidéos ou d’utiliser votre ordinateur pour afficher des fichiers présents sur des serveurs en ligne.
Le mot de la fin
La réservation en ligne de salles de conférences permet de trouver facilement le bon lieu au bon moment. De plus, la réservation en ligne est simple et rapide. Sur une même plateforme, vous pouvez comparer les caractéristiques et les prix des différents lieux de réunions et salles de conférences. Dans le vaste monde des salles de réunions, il existe dans divers lieux prestigieux, une salle de conférence adaptée à chacun de vos besoins.
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