Pour toutes les entreprises de taille moyenne, ou toute organisation, société, administration, il devient indispensable de structurer les données. Toutefois, l'explosion du volume de ces contenus ne facilite pas cette gestion au niveau de nombreuses entreprises.
La gestion de contenu d'entreprise est devenue un outil nécessaire pour y arriver. Cependant, son installation n'est pas toujours réussie et elle ne répond pas aux objectifs de départ. Cet article vous présente alors quelques stratégies à mettre en place pour améliorer votre gestion de contenu d'entreprise.
Choisissez une nouvelle politique de gestion des données de l'entreprise
En anglais Enterprise Content Management (ECM), la gestion de contenu d'entreprise a pour but de gérer les contenus d'une organisation. En effet, elle permet de tenir compte des informations non structurées sous forme électronique. Vous pouvez déjà vous rendre sur le site https://www.sergroup.com/fr qui vous propose un système efficace de gestion de contenu d'entreprise. Vous y trouverez des solutions efficaces de d'archivage électronique, de dossiers électroniques, de processus métiers / GPM, de gestion des documents, de traitement des documents entrants…
Par ailleurs, lorsqu'un ECM n'est pas performant, il convient de l'optimiser. Pour cela, il faut poser le cadre stratégique d'une nouvelle politique de gestion des contenus de l'entreprise. Cela donnera l'autorité à des décideurs pour donner les nouveaux objectifs.
Ensuite, il est primordial d'identifier les forces et les faiblesses de l'ECM à améliorer. À travers des ateliers métiers, il sera utile de visualiser concrètement comment l'information est structurée au sein de l'entreprise.
Quels paramètres considérer pour une bonne structuration des contenus ?
Pour réussir à améliorer un système de gestion de contenu d'entreprise, il faut poser et trouver des réponses pertinentes concernant le volume, la durée de vie et la granularité des informations à gérer.
En effet, pour structurer et traiter les informations, il est nécessaire d'identifier le volume des contenus. La catégorisation et les métadonnées sont traitées différemment pour des contenus de faible quantité et les contenus volumineux. Par ailleurs, il est également important de définir le cycle de vie des informations. Aussi, il faut identifier le niveau de structure nécessaire pour les unités documentaires.
Choisissez un nouvel outil de gestion adapté aux besoins de l'entreprise
Vous devez choisir un outil capable de vous procurer les moyens nécessaires pour analyser et exploiter la masse de données de l'entreprise. Les emails, les scans, les fichiers système ou encore les documents de bureautique doivent être correctement traités.
Un système de gestion de contenu d'entreprise efficace doit nécessairement prendre en compte les contenus structurés et non structurés. Il doit également considérer les contenus web et les contenus gérés par d'autres applications de l'entreprise. Vous pouvez choisir entre :
- la GED (Gestion Electronique Documentaire) orientée vers la gestion des fichiers ;
- le CMS (Content Management System) pour gérer des contenus non matérialisés par un fichier ;
- le DAM (Digital Asset Management) pour avoir une interface centrale et un référentiel unique ;
- le PIM (Production Information Management) pour agréger et distribuer l'information ;
- et le big content pour une gestion plus large des données.
Le choix de l'un de ces outils doit s'accompagner d'une série de changements afin d'augmenter les performances de l'entreprise. En outre, il est important de mettre en place un plan de communication et un plan de formation pour faciliter la prise en main de l'outil par les collaborateurs.
En somme, pour améliorer un système de gestion de contenu d'entreprise, il faut en premier lieu établir une politique de gestion efficace. Ensuite, il faut correctement identifier les types de données à gérer et choisir un nouvel outil ECM si nécessaire.
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