En raison du nombre de personnes qui fréquentent les entreprises, PME et TPE y compris, l'entretien et le nettoyage professionnel des locaux sont souvent une nécessité. Sans conseils avisés, le budget relatif à l'entretien de ces locaux peut très vite devenir une lourde charge. Voici un petit guide pour vous aider à mieux gérer le budget entretien de votre entreprise, quelle que soit la nature de son activité et sa taille.
Si vous gérez une PME ou une TPE, l'entretien de vos locaux est une opération très importante. Faites toujours appel à des professionnels pour effectuer cette tâche. En effet, faire appel à une entreprise de nettoyage est une garantie de professionnalisme et de qualité. L'entreprise de nettoyage est généralement assurée. Cela vous met à l'abri dans le cas, peu probable, où les agents d'entretien endommagent votre matériel. Précisons que les entreprises de nettoyage interviennent à des heures où les employés ne sont plus dans les locaux. Vous n'avez donc pas à craindre un ralentissement des activités.
Par ailleurs, un environnement de travail propre est très important, quel que soit votre secteur d'activité. L'entretien de votre lieu de travail favorise la productivité, la bonne santé de vos employés et le développement de bonnes pratiques. Cela réduit aussi le risque d'accidents professionnels qui peuvent parfois coûter cher. Maintenir un environnement de travail propre peut être aussi une exigence légale. C'est le cas notamment des sites industriels et des chantiers de BTP.
Afin de limiter les dépenses liées à l'entretien de vos locaux, il faut choisir un professionnel qui se trouve dans la même zone géographique et contacter une société de nettoyage de bureaux à Paris si votre entreprise est basée en région parisienne.
Fixer le mode de tarification du prestataire
Lorsque vous engagez une entreprise de nettoyage, différents types de tarification sont possibles.
Si vous choisissez de payer le prestataire en suivant un devis, vous faites le choix de la personnalisation de services. Le coût sera établi en fonction de vos préférences et des besoins particuliers que vous aurez exprimés.
Le forfait
Contrairement au devis, le forfait n'est pas très détaillé. Il est réservé aux prestations standard. C'est la tarification idéale si vous êtes une jeune entreprise et que vous disposez de petits locaux, comme un open space, des bureaux individuels, ou un garage.
La tarification au mètre carré
Le prestataire peut proposer une tarification au mètre carré ou en fonction du temps de travail passé. Ce type de tarification revient souvent plus cher. Il correspond surtout aux surfaces complexes à nettoyer : présence de matériel encombrant ou fragile, revêtement de sol délicat, entrepôt…
Déterminer les frais d'entretien récurrents et les frais d'entretien ponctuels
Pour bien gérer le budget d'entretien de vos locaux, vous devez anticiper les dépenses auxquelles vous ferez face.
Frais d'entretien récurrents
Il s'agit de prix fixes et déjà connus. Par exemple, si votre budget standard est de 800 € mensuels pour le nettoyage de vos bureaux, vous pouvez le considérer comme un coût fixe.
Frais d'entretien imprévus
Il s'agit de frais plus difficiles à calculer, par définition. Ils concernent les dépenses ponctuelles ou imprévisibles. Néanmoins, il existe quelques astuces pour prévoir les anticiper. Si votre entreprise est jeune, inspirez-vous des expériences d'autres entreprises du même secteur. Renseignez-vous sur les imprévus auxquels elles ont dû faire face. Si en revanche vous êtes une entreprise établie depuis longtemps, il suffit d'examiner l'historique de l'ensemble de vos coûts d'entretien et d'y soustraire les coûts d'entretien de routine. Vous obtiendrez une estimation des dépenses imprévues.
Les dépenses saisonnières pour l'entretien
Ces dépenses sont ponctuelles et prévisibles. Il est préférable de calculer celles-ci sur une base annuelle. Cela vous permet d'avoir une idée des frais d'entretien saisonniers. Par exemple, vous devez prévoir les frais de nettoyage des vitres extérieures, souvent assez coûteux.
Quel type de local faudra-t-il nettoyer ?
Le type de local est un facteur clé dans le budget des frais d'entretien et de nettoyage. Les prix varient en effet sensiblement selon la nature de vos locaux.
Des bureaux
Le nettoyage des bureaux est un processus méthodique. Le matériel nécessaire est assez rudimentaire et une grande partie du nettoyage s'effectue à la main. Les agents d'entretien utilisent souvent des produits ménagers pour éliminer la poussière et les bactéries. Ils utilisent aussi des aspirateurs professionnels pour le sol. Il s'agit de la prestation la moins chère.
Un entrepôt
Le coût de l'entretien d'un entrepôt est plus important. Il peut être fixé en fonction de la surface à traiter ou en fonction des matériels présents. L'entretien comprend généralement le dégraissage, le lustrage, la désinfection, le nettoyage sous haute pression, le nettoyage des surfaces de contact et de travail, le lavage du sol…
Un site industriel
L'entretien d'un site industriel est généralement confié à des entreprises spécialisées. Il s'effectue dans le respect de règles très strictes. Les principales prestations d'une entreprise de nettoyage industriel englobent le nettoyage, la décontamination et la désinfection.
Un chantier
Gravats, traces de ciments, résidus de bois et de résine... Ce sont des déchets qui doivent être nettoyés avant la livraison d'une construction. Si vous êtes entrepreneur dans le BTP, vous devez faire appel à une entreprise spécialisée dans ce type de nettoyage.
Soyez curieux : interrogez l'entreprise de nettoyage
Posez beaucoup de questions au prestataire. Soyez très précis dans vos demandes. S'agit-il d'un service de nettoyage régulier ou ponctuel ? Le nettoyage de la moquette est-il inclus dans l'offre ? Pour tenir votre budget, vous devez penser aux plus petits détails. Cela vous évitera de mauvaises surprises au cours de l'année. Soyez franc par rapport aux problèmes et aux spécificités de vos locaux. Cela aidera aussi le prestataire à vous proposer le service le plus adapté.
Ne faites jamais l'erreur de supposer qu'un service est acquis. N'ayez pas peur de poser toutes les questions qui vous passent par la tête.
Pour finir, ne vous contentez pas de contacter une ou deux entreprises de nettoyage. Faites une large prospection puis demandez des devis ou des simulations de factures. Vous pourrez donc comparer les tarifs et les différentes prestations de chaque entreprise de nettoyage. Le choix n'en sera que plus facilité.
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