5 conseils pour choisir son logiciel de gestion de la formation professionnelle

À court terme comme à long terme, la réussite de l’organisation des formations est un gage de pérennité pour toute entreprise. Cependant, il n’est pas facile de gérer les formations, surtout durant les périodes de l’année où la productivité de l’entreprise est mise à l’épreuve. C’est dans ce cadre qu’il est nécessaire et conseillé de recourir à un logiciel de gestion de la formation professionnelle. Comment fonctionne ce type de logiciel ? Comment choisir le logiciel qu’il vous faut ?

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de la formation ?

Un logiciel de gestion de la formation est un logiciel qui permet notamment d’organiser les sessions de formation, de gérer et suivre les inscriptions, de produire les documents administratifs demandés par la certification Qualiopi et d’analyser la rentabilité.

Ce type de logiciel s’est beaucoup développé entre les années 2000 et 2010 afin de répondre aux besoins de nombreuses entreprises et centres de formation professionnelle.

En effet, le premier objectif d’un logiciel de gestion de formation est de faciliter l’organisation des formations.

Ainsi, les centres de formation peuvent se focaliser sur la qualité même de leur formation en laissant les tâches administratives mais encombrantes au logiciel de gestion de formation.

Comment choisir son logiciel de gestion de formation professionnelle

Le marché des logiciels de gestion de formation étant très vaste, il est facile de se perdre, tant les offres ne manquent pas. De plus, les tarifs et les fonctionnalités des logiciels de gestion de formation sont très hétéroclites, ce qui donne toute son importance au fait de bien choisir le logiciel qu’il vous faut. Voici donc 5 conseils à prendre pour bien choisir son logiciel de gestion de formation :

1. Optez pour le logiciel qui répond clairement à vos attentes

Il est primordial de choisir un logiciel qui s’adapte à vos exigences et à vos besoins. En effet, de nombreux logiciels proposent des solutions de gestion standardisées afin de toucher un plus large public. Pour offrir une formation efficace, il est de ce fait essentiel que le logiciel soit conforme à vos besoins.

2. Privilégiez la simplicité et l’ergonomie

Pour contrer ce phénomène de standardisation, certains logiciels proposent une panoplie de fonctionnalités avancées, complexes et longues à maîtriser, le plus souvent à des prix exorbitants. Ce type de logiciel ne fait que ralentir votre productivité car son usage devient très chronophage. Privilégiez plutôt les logiciels proposant l’essentiel de la gestion de formation pour une meilleure expérience d’utilisation, avec des tableaux de bords simplifiés et des statistiques faciles à créer et à interpréter.

3. Choisissez les logiciels de gestion de formation intégrables avec d’autres logiciels

De la comptabilité à l’administration, tout se fait actuellement par l’intermédiaire des logiciels. Il est primordial que le logiciel s’intègre avec les outils déjà en place dans votre organisation.

4. Un logiciel produisant des rapports et des statistiques

Pour une entreprise et pour un centre de formation, il est important de disposer de rapports et statistiques pour le pilotage des formations et de l’organisme. Ces rapports mettent en avant les éléments commerciaux et la rentabilité des formations grâce à des indicateurs de performance.

5. Optez pour les logiciels créés par des entreprises spécialisées dans le secteur de la formation

Il est recommandé d’opter pour les logiciels de gestion de formation créés par des entreprises spécialisées dans la formation. Ainsi, vous bénéficierez de toutes les fonctionnalités nécessaires à votre entreprise/centre de formation.

Blue note Systems, spécialisé en CRM et gestion de la formation une solution complète pour les organismes de formation. Pour en savoir plus : www.bluenote-systems.com

Le choix d’externaliser votre gestion de la formation professionnelle

Nous avons vu les avantages d’opter pour un logiciel de gestion de la formation. Mais également, vous pouvez et/ou déléguer la formation professionnelles à des experts si vous recherchez les avantages suivants :

Ne pas perdre de tems à maitriser un logiciel : en particulier si vous et votre équipe ne vous sentez pas qualifiés ou vous n'êtes pas familiarisés avec l'ensemble des variables qui sont gérées dans un système logiciel de gestion de la formation. 

Restez concentré sur votre cœur de métier : bien que les programmes de formation offrent de nombreux avantages à votre entreprise, ils ne relèvent pas de votre responsabilité de les développer et de les exécuter. Les experts en gestion de la formation professionnelle, pour leur part, consacrent leur temps, leur énergie et leurs ressources au pilotage de l’activité formation, permettant aux entreprises de se concentrer sur leur croissance.

Votre gestion des formations devient plus efficace : les entreprises ont tendance à organiser leurs programmes de formation par zone géographique ou unité commerciale. Cette approche fragmentée est moins efficace que l'approche globale que les experts peuvent mettre en œuvre sur l'ensemble du groupe d'activités.

Réduisez vos coûts : l'externalisation du développement des programmes de formation coûte généralement moins cher que de le faire en interne. En effet, en confiant les tâches chronophages et peu valorisantes à un expert en gestion de la formation professionnelle, vous dégagez du temps pour vous et vos équipes pour vous concentrer à des tâches à plus fortes valeur ajoutée. De plus les experts en gestion de la formation professionnelle ont également pour mission de rationaliser et optimiser vos budgets de formation.