Space planning : comment augmenter votre productivité en réorganisant votre espace de travail ?

Aujourd’hui, nous passons beaucoup de temps au travail, dans un espace professionnel oú la relation entre un environnement bien planifié et une bonne performance au travail est évidente. 

Selon une étude réalisée en 2018 par CBRE et le Moniteur, 57% des employés se plaignent de l’inconfort dû au bruit tendis que 49% se plaignent de la lumière et de la température sur leur lieu de travail. Les entreprises doivent prêter attention ces statistiques car de mauvaises conditions professionnelles nuisent à la qualité du travail. 

Bien que de nombreux facteurs influencent fortement la qualité de l'environnement de travail, la planification de l'espace physique (ou space planning) a un impact significatif sur le bien-être physique et émotionnel des employés, et par conséquent, sur la santé des personnes. 

La conception d'un espace de travail va bien au-delà de la mise en place de bureaux et de plantes en pot. Un bon éclairage, un environnement aéré, suffisamment d’espace pour permettre aux personnes de se déplacer librement, aucune odeur forte, une bonne acoustique et une température agréable sont essentiels pour créer un environnement propice à de bonnes performances. Il est également important que le mobilier et les équipements soient conçus de manière ergonomique, offrant un confort, une bonne posture et une bonne mobilité tout au long de la journée. De même, l’esthétique des lieux et un cloisonnement / décloisonnement optimal du bureau aide à procurer le sentiment de bien-être que vous attendez dans un lieu où vous passez tant d’heures tout au long de la journée. 

Quel est l’impact de l'espace de travail sur le bien-être personnel et la performance des employés ?

Les bureaux doivent être des espaces propices à la productivité, la créativité et la collaboration. 

Thomas Planquette, codirigeant de Kytom, une entreprise de space planning spécialisée dans l'aménagement des bureaux a déclaré : 

« il faut respecter les grands espaces tout en créant des zones d'intimité». 

En outre, c'est le défi que doivent relever les spaces planners du secteur. Pour les architectes d'espaces professionnels, comme Kytom, la tendance est donc à moins de cloisonnement possible tout en cloisonnant efficacement l'espace de travail. Cet exercice délicat doit être mené avec une grande intelligence par des professionnels du space planning pour ne pas nuire à la productivité des employés. 

Le space planner porte également leur attention sur le choix des couleurs. Dans les espaces professionnels, les couleurs sont importantes car elles stimulent le système nerveux et affecte directement l’humeur. Le choix de la meilleure couleur pour chaque environnement de travail est toujours fait en fonction de la réponse que l'on veut provoquer en termes de comportement chez l'employé. Par exemple, les grandes chaînes de cafétérias choisissent souvent le jaune, le rouge ou l’orange pour leur locaux, car ces couleurs activent l’impulsivité et rendent les clients plus susceptibles d’acheter. Le problème ici est que les clients passent brièvement dans la cafétéria, tandis que les employés de l'entreprise ressentent constamment l’effet des couleurs tout au long de la journée. En conséquence, une exposition prolongée à des couleurs excitantes provoque une stimulation permanente des centres nerveux, entraînant irritabilité et stress. Donc vous comprenez tout l’importance du space planning et son rôle dans l'optimisation de l'espace de travail. Dans un milieu professionnel, il convient de privilégier l'utilisation de tons pastel qui tendent à la neutralité et n'interfèrent pas beaucoup avec l'humeur. 

Vous pouvez opter pour des tons doux comme : 

- Le vert clair qui a un effet calmant et est fortement recommandé pour les environnements thérapeutiques tels que les hôpitaux et les cliniques. 

- Le blanc convient à tous les environnements mais son excès a tendance à produire un effet décourageant et ennuyeux. 

- Les couleurs vives comme le rouge doivent être réservées aux petites surfaces ou être utilisées dans les accessoires du décor pour créer un léger contraste, mais jamais sur les murs, les sols ou les plafonds. 

- L'utilisation de tons pastels sont à privilégier, car il tendent à la neutralité et n'interfèrent pas avec l'ambiance. Vous pouvez opter pour des tons doux comme le lilas, le vert, le bleu, le rose et l'orange clair. 

Par contre, le noir et le brun foncé doivent être évités car ils ont tendance à avoir un effet déprimant. 

Les autres aspects du space planning sur votre productivité au travail

De nombreux autres facteurs influencent le sentiment de bien-être au travail tels que la satisfaction personnelle liée à la reconnaissance professionnelle, une rémunération adéquate, les perspectives d’évolution professionnelle et des conditions humainement acceptables (c'est à dire avec peu de pression sur les résultats et les délais), des avantages sociaux, des relations saines entre collègues et la motivation personnelle. Comme évoqué précédemment, l'aspect esthétique du lieu de travail est également important. 

Qui ne préfère pas travailler dans un endroit joli et bien décoré ? C'est encore mieux si vous avez des plantes et d'autres éléments qui évoquent la nature, tels que des pierres ou des peintures murales qui évoquent l'harmonie et le bien-être. 

En outre, selon un article de la Voix du Nord, la lumière et les plantes augmentent de 15% le bien être, de 6% la productivité et de 15% la créativité des employés. 

Par ailleurs, une étude de cas citée dans le Harvard Business Review a décrit une action dans laquelle les employés ont reçu des badges sociométriques pour surveiller leurs mouvements et leurs interactions. Les données recueillies au cours des semaines ont montré que lorsqu'un vendeur augmente de 10% ses interactions avec ses collègues des autres équipes, les ventes augmentent également de 10%. Une décision simple comme décider de l’emplacement des machines à café peut donc être cruciale dans un environnement de travail. C'est pourquoi, l’architecture de l'espace social d’un lieu de travail doit être considérée. 

D'un point de vue psychologique un espace de travail bien conçu favorise la productivité. En outre, c’est parce que vous ne gaspillerez pas votre temps et votre énergie à souligner les difficultés, à vous énerver ou à vous plaindre des conditions insatisfaisantes de votre travail que vous pouvez canaliser toute votre énergie pour réaliser votre travail. Des conditions de travail favorables rendent une personne plus performante et augmente son estime de soi, et par conséquence, augmente sa satisfaction au travail. Une bonne productivité des employés est bénéfique pour l'entreprise qui voit alors ses profits augmenter. 

L'efficacité au travail se manifeste dans les environnements dans lesquelles nous pouvons le plus facilement exercer et oú nous avons beaucoup de plaisir dans ce que nous faisons.  Pour avoir de la motivation, il est nécessaire d’apprécier votre travail, c’est ainsi qu’il sera possible de surmonter toutes les difficultés survenant dans vos activités. 

Le mot de la fin

La plupart des personnes pensent que l’organisation de l’espace de travail consiste à arranger un bureau, mais c'est bien plus que cela. Il s'agit de comprendre quand, où et comment les gens travaillent. Les bureaux doivent être des espaces propices à la productivité, la créativité et la collaboration. Les bureaux d'aujourd'hui deviennent une sorte de destination, c'est à dire un espace dans lequel vous choisissez de travailler parce que c'est l'endroit où vous travaillez le mieux !

Le manque de planification et la négligence de l'environnement de travail peuvent avoir des conséquences négatives sur la vie des employés. Le mécontentement est directement associé à la démotivation et ouvre la voie à l'état dépressif, qui est aujourd'hui responsable d'un grand nombre d'absences au travail. D'autres pathologies sont également directement liées au manque de planification de l’espace de travail et à l'utilisation inadéquate de l'équipement, tels qu’une mauvaise posture, trop d'heures passées dans la même position, la fatigue musculaire et le stress associé aux mauvaises conditions de travail.