Trouver de nouveaux locaux professionnels est un projet parfois compliqué pour les entreprises. Une fois que les meubles et cartons ont été déménagés, il est souvent trop tard pour regretter la sélection de son bureau d’entreprise qui, in fine, ne convient pas.
Les locaux affectent chaque employé de l'entreprise. Mal choisis, ils peuvent nuire à l’efficacité du personnel. Trouver de nouveaux locaux est une opportunité pour l’entreprise, mais beaucoup de choses peuvent mal se passer. Ainsi, des informations utiles sur la location d’un nouveau lieu de travail peuvent vous éviter de faire le mauvais choix. Pour ce faire, vous pouvez trouver des conseils utiles en demandant leurs avis à des agents immobiliers et vous pouvez également trouver un bureau en location sur Realers et d’autres web de location de bureaux professionnels. Être bien informé, vous évitera de sélectionner un lieu contre-productif pour votre équipe.
Voici quelques conseils pour vous permettre de trouver le nouveau bureau professionnel qui vous convient.
1. Identifiez vos besoins bien à l'avance
Bien souvent les entreprises font des hypothèses sur l'utilisation des leurs futurs locaux qui peuvent ne pas être correctes. C’est-à-dire qu’elles identifient des surfaces souvent trop grandes et se retrouvent avec des espaces inoccupés. Pour cette raison, ce n'est pas une bonne idée pour une entreprise de commencer à chercher directement de nouveaux locaux sans engager une réflexion préalable pour choisir le lieu idéal. Il est utile de découvrir d’abord comment les installations futures seront réellement utilisées.
La façon dont le personnel travaille et la culture du lieu de travail peuvent être influencés par le changement de locaux. De ce fait, le déménagement est une excellente opportunité stratégique pour une entreprise. Néanmoins, il vaut la peine de s’intéresser à tous les détails. Par exemple, la nécessité du nombre et de la taille des salles de conférence peut être très différente de ce que l'on attend. Il en va de même pour les parkings. Il convient également de garder à l'esprit la polyvalence des locaux, la façon dont vous travaillez change constamment, de sorte qu'un espace de bureau optimal doit être flexible en cas de besoin.
2. Fiez-vous à l'expérience des professionnels
Changer de bureau est un processus complexe comportant de nombreuses étapes. De mauvaises décisions peuvent causer des problèmes pour les années à venir. Le défi est que souvent la personne qui dirige le projet de déménagement de l’entreprise n'a aucune expérience préalable dans la sélection des locaux commerciaux et le déménagement de l'entreprise, car les entreprises se déplacent assez rarement, généralement tous les 3 à 10 ans.
Il peut donc être intéressant de faire appel à l'expérience et aux conseils d’experts et de sites web spécialisés, et cela dès le début de votre processus de recherche de locaux dont l'entreprise a besoin. Cette recherche de conseils vous permettra de cartographier vos besoins d'espace et d’organiser le bureau de manière flexible, et éventuellement identifier des besoins d'espaces pour une expansion future.
3. Le déménagement est le bon moment pour remodeler l’entreprise
Changer de local commercial peut être un nouveau départ pour une entreprise. En plus des besoins actuels, il convient de réfléchir à la façon dont vous souhaitez développer votre entreprise. Il est préférable de sélectionner de nouveaux bureaux uniquement lorsque vous savez ce que vous voulez réaliser. Vous pouvez changer le type d'espace de bureau par exemple, en passant d'un espace de bureaux séparés à un open space.
La décision de changer de bureau est une opportunité pour faire des changements dans l’entreprise. Par exemple, le placement des employés peut influencer sur la coopération entre les différents services. Le changement de locaux affecte le fonctionnement et l'esprit de l'entreprise dans son ensemble. C’est pourquoi, il est recommandé d’encourager les employés à s’exprimer à l'aide de brainstorming et de prendre part à cette décision. Plus les collaborateurs pensent qu'ils sont écoutés, mieux ils se sentiront face au changement.
4. Calculez les coûts du poste de travail par mètre carré
Le coût de location d'un bureau se compose de plusieurs éléments. Pourtant, lors de la recherche de bureaux professionnels, l'accent est souvent mis sur les mauvaises choses. Très souvent, le prix au mètre carré est l’élément décisif, alors que certains lieux peuvent avoir un faible prix au mètre carré et être situés dans des zones peu prestigieux. Par exemple, un espace de bureau médiocre ou un mauvais emplacement de l'espace de bureau peut également rendre les employés moins confortables et difficiles à recruter. De même le coût d'un poste de travail ne vous dit pas tout. Par exemple, pour une même surface en mètre carré, il existe des différences considérables d’efficacité entre les espaces ouverts et les bureaux séparés. Notez par ailleurs que le loyer d’un bureau professionnel est supérieur au prix du mètre carré. En effet, les taxes foncières spécifiques à une zone géographique doivent être inclus dans les frais de gestion, qui peuvent représenter un coût d’environ 20 à 35% du loyer.
Le besoin de chaque entreprise est unique, et la clé est de trouver l'espace qui sert le mieux les intérêts de l'entreprise. Si ce n'est pas le cas, les économies que vous avez imaginées pour votre changement de bureau pourraient être perdues pour l'entreprise.
5. Commencez vos recherches tôt
Il faut commencer à rechercher de nouveaux locaux bien à l'avance car si vous commencez à postuler pour un nouveau bureau trop tard, c’est-à-dire lorsque votre contrat de location actuel est sur le point d'expirer, alors vous devrez
rechercher un nouveau bureau en urgence, et vous êtes donc susceptible de faire des erreurs.
Découvrir vos besoins, trouver un nouvel espace de bureau et apporter les modifications nécessaires prendra du temps. Louer des bureaux professionnels à long terme est souvent moins chère que la recherche régulière de nouveau nouveaux baux de locations car il faut du temps pour trouver de nouveaux bureaux, déménager et organiser les nouveaux locaux.
De plus, lors d’un déménagement, les temps de rénovation et d’aménagement des nouveaux bureaux varient et peuvent être étonnamment longs. Les petites entreprises peuvent changer de locaux plutôt rapidement, quant aux moyennes entreprises, un délai de six mois environ est nécessaire et pour les grandes entreprises le délai est encore plus long. Si vous commencez tard à rechercher vos nouveaux bureaux, le résultat final peut être médiocre ou votre entreprise devra peut-être à nouveau déménager rapidement au bout de quelques mois. Ainsi, une fois que vous avez trouvé l'espace de travail idéal pour votre entreprise, n’hésitez pas à le réserver rapidement le dans le cadre d'un bail à long terme, puis dans de nouveaux lieux, écrivez le nouveau chapitre de votre entreprise.
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